關鍵五步驟，讓你在繁重的工作中泰然處之

為什麼有的人效率高，而有的人效率低呢？ 史蒂芬．柯維（Stephen Covey）曾提出四象限法則的時間管理理論，用重要和緊急兩個維度把事情分為四類：重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。他告誡我們，要少做不重要也不緊急的事，優先做重要不緊急的事，給重要且緊急的事情留出足夠的時間，這樣才有可能讓重要而緊急的事逐漸減少。

這個時間管理理論被廣泛認同，但在長期的實踐過程中，並不總是奏效。《搞定》（GettingThings Done）這本書提供了一種操作性更強的時間管理方法，由其英文書名首字母組合而成的GTD也成了一個時間管理的專有名詞，代表作者大衛．艾倫（David Allen）式目標＋時間管理法。

這種方法可以讓你達到自己想像中的最佳狀態：雖然每天事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕鬆自如地控制和處理一切。

適度反應

《搞定》的作者在二十多年的教育訓練生涯當中，發現了一個極為普遍的情況：由於人們對自己做出的承諾，或者承擔的義務管理不當，他們承受著重重的壓力和折磨，如果能夠學會對生活中懸而未決的問題加以控制，就可以有效地緩解壓力。

所謂懸而未決的事，就是那些能夠經常喚醒你模糊記憶的事情。其實困擾我們的不是這件事情本身，而是未完成的事情給你帶來的無形壓力。你總要在心裡分出一部分精力惦記著那件事，這會導致眼下所做的事效果失真。

一般觀點認為，最恰當的做事方式是首先確定個人或者公司的總體目標，然後定義工作的主要目標，最後把焦點集中到實施細節上。但是多年的觀察經驗告訴我們：自下而上的方法其實更具實用價值，也就是從你當前任務的最底層入手。

五步驟高效管理時間

準備階段：觸發扳機

在進入工作狀態之前需要做些準備工作，比如為自己安排一張舒服的桌子，周圍放一些自己喜歡的書，或者一台筆記型電腦。為自己營造一個愉悅舒適的氛圍，然後為自己設置一個觸發扳機，這個行動觸發扳機有什麼好處呢？ 比如，這張桌子的布置風格環境都是我喜歡的，我坐在這裡就可以安心地寫作，或者安心地打字，專心地畫畫，做什麼都可以。

•收集資料：引起我們注意的事物和資訊

收集資料是指收集一切引起我們注意的事物和資訊，無論大小輕重緩急。收集的資料包括兩個方面：一是外在的資料收集工作，二是內在的資料收集工作。

外在的資料收集工作包括你周圍的環境，從你的辦公桌開始，擴展到你的抽屜、櫃子等，這些地方要保持清爽乾淨，不要有冗餘的堆積，龐雜的東西會形成干擾。

內在的資料收集是指搜索那些仍然儲存在你腦海當中的事情。有的人認為時間管理就是管理工作上的事情，比如要跟張總見面、要跟小劉談一談，簽個合約……雖然有很多事情要做，但不代表效率高。他很可能因為兒子在學校打架、老婆要求添置新家具等家長里短的事情而心煩意亂，無法高效完成工作上的事。

其實這種想法是有偏差的，教養孩子、關心另一半、照顧父母、幫助朋友，等等，這些都是人生的一部分，你為人生中重要的事情煩心，本身就是不對的。事實上，處理這些事情的時間可能沒有你想的那麼多，但是一直拖著不處理，就會造成你和他人情緒上的變化，導致你對這些事變得更加敏感，因此，這種工作之外的資料也需要收集起來。

•處理階段：清空工作籃

處理階段的任務就是清空工作籃，在這個階段，你需要對所有收集的資訊進行處理。徹底清空你的工作籃，這並不意味著完成你收集到的所有工作，因為你所收集的工作未必都要由你來完成，但是你必須處理它們。

•組織整理：建立好清單

從組織整理的角度來看，需要跟蹤和管理的事情，大衛．艾倫分成七類：專案清單、專案的輔助資料、記錄在行事曆中的行動和資訊、下一步的行動清單、等待清單、參考資料和將來、也許清單。

管理一個團隊或一個組織，並希望這個組織能夠同步往前推動，比管理一個工作籃要複雜得多，你需要有七類時間，並且將這七類時間分門別類地管好，才能看到整個團隊在不斷地向前推動。

•執行階段：立刻行動

當一件事情即將被付諸行動時，其實你就已經完成了大量選擇方案的篩選，也有了基本的方向。但請不要急於行動，可以留出一些時間做腦力激盪，它會有助於你做出最終的決策。這個暫緩的行動非常必要。

這五個步驟是我們處理問題的基本過程，在套用這些方法來管理生活的時候，我們需要養成收集的好習慣，比如帶一個小本子，把重要的事情記在本子上。

一個好習慣的養成是處理一件複雜事情的基礎。

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