熬夜作簡報 上台卻變三腳貓—謝文憲教你職場大躍進的秘密武器

「簡報力雖然某些部分來自天賦，但透過不斷訓練，後天也可以養成。」每年有上百場演講與課程，在台上口若懸河，舉手投足都引人注目的職場訓練大師謝文憲表示，自己也不是天生就有簡報力，但在學生時期發現自己有這方面的潛質，像是同學報告前準備個老半天，上台後仍說得結結巴巴，害怕得要命；但輪到他上台講話時，不但不緊張，一開口就能侃侃而談，而且表情超自然。

進入職場後，他接連從事房仲業、銀行及高科技業務主管的工作，不斷有機會跟客戶提案及簡報，持續磨練自己的表達能力，簡報能力更加精熟 ；後來更自立門戶當起企業講師，將平生絕學傳授給更多職場人士。

自信語氣+適度走位

20分鐘簡報，拿下整年合約

謝文憲回憶，印象最深刻的一次簡報，是剛出來創業不久，某家企業管理顧問公司找上門來討論合作開課事宜，邀請他做一場簡報。

當時台下從總經理到一級主管，一字排開約有20多人，會議室裡一片靜默，眾人目不轉睛地看著他。謝文憲神情自若、不慌不忙地一邊講解，一邊用一張張投影片，出示自己過去3年擔任業餘講師時的教學成果，例如授課時數、開課類型、學生人數、產業性質等數據分析，分別用圓餅圖、曲線圖、折線圖等統計圖表呈現；並將每一年度成績以逐段呈現方式秀出來，一一清楚呈現各資料的相對性，以及開課的成長趨勢，果然立即吸引台下觀眾的目光。

報告時，謝文憲不是在台上盯著講稿或電腦，而是直接離開講台，更接近聽眾一點，並多次和觀眾眼神交會，傳遞給人真摯、有自信的印象。由於當天簡報的會議室不大，他沒有採取大幅度的移動，或者用一些花俏與誇張的肢體語言，而是適度地從左到右走位，搭配精心設計的手勢，增強簡報的說服力和感染力。

「才報告20分鐘，總經理就叫了暫停，把我叫進辦公室，表明希望明年一整年把我『全包』下來，接著跟我談時數與價碼」。就這樣，靠著一場簡報，謝文憲簽下生平第一張職業講師的經紀約，為自己的職涯開闢一條新路。

謝文憲分析，那場簡報從頭到尾的核心價值，就是端出了對方要的「牛肉」，也就是看到他未來當專任講師的潛力；因為從分段呈現的統計圖表就能看出，還在當業餘講師的他，就能面對很多學生，教許多不同類型的課程，轉任職業講師之後，成績必然更加亮眼。而簡報時他從容不迫的表現，堅定誠懇的談話語氣，更獲總經理讚賞，當下立即表明合作意願。

口語表達

三點全露法，建立簡報架構

雖然是簡報常勝軍，但謝文憲頗有所感地指出，「簡報，其實是職場中不公平的競賽。」例如A與B兩位業務員，前者平時努力認真，但簡報內容辭不達意，造成高層對其印象打折扣；B的工作績效普通，卻因口條清晰、簡報能力出色，大大提升了主管心中對他的評價。雖然有些現實，卻也說明簡報力在現代職場不可或缺的重要性。

那麼，究竟怎樣才能做出具有魅力、讓人印象深刻的簡報呢？謝文憲認為，簡報可分成3個部分：口語表達、投影片製作與現場呈現。而口語表達的準備得先從簡報的架構做起，如果能先將主體架構建立好，那麼就成功了一半。他自創一套三段論的簡報架構，該架構可分成「切點、爆點、放點」，統稱為「三點全露法」。

切點：就是要一開始就要用有特色的破題，吸引聽眾注意。可向台下觀眾拋出問題的「問答法」；或用投影片秀某項統計數據，讓聽眾參與今日簡報主題關聯性的「數字法」；以及效法蘋果創辦人賈伯斯，直接亮出某產品的「實體法」，皆可讓聽眾產生好奇心，接下來要傳達的訊息才較能被接受。

爆點：簡報中要安排一些笑話、故事或親身經歷，在當中埋下伏筆，也就是俗稱的「梗」，可搭配投影片的特效動畫或影音，以引人入勝的方式引導聽眾進入情境。謝文憲形容，就像是往平靜湖水一直丟石頭，跑出來一圈圈漣漪，形成共振效果；而一段15分鐘的簡報，至少要埋2至3個梗，才能攫取聽眾注意力。

放點：簡報結束前，要把原本熱烈激昂的情緒收回來，為聽眾濃縮整理講過的重點；結束前最後1分鐘，要將說話速度放慢、聲音放軟，留下空白時間思考；最後用關鍵句子做個有力的收尾，激發聽眾行動的決心。

製作投影片

先構思細節，文字保持精簡

有了吸睛的開場，接著就要需要好的簡報內容讓聽者不會神遊。但謝文憲提醒，「不要急著做投影片！」他認為，投影片只是溝通的工具，許多人卻反客為主，花太多心思在製作投影片上，反而容易被格式受限。

因此在製作投影片之前，最好在腦中構思所有的細節，內容包含了圖表、影片及文字；先將它們畫在便利貼上，然後再將其分組，釐清每個群組間的關係。等到完全確認內容後，最後一個流程才是坐在電腦前，將內容化為電子檔。

至於投影片的組成，他將其分為純文字、表格、統計圖、半圖半文字、全圖像與大字流6種類型。現在職場多以半圖半文字為主流，也就是先有一個主視覺圖案暗示主題，再逐段出現關鍵文字做解說。這種呈現在排列方式上，只要謹記「主角在左，配角在右」的原則；也就是如果圖片是該張投影片的重點，就排左邊，文字排右邊；反之亦然。

然而，由於簡報內容多元，不太可能整份都用半圖半文字呈現，多數時候仍是混搭使用，又有哪些要注意的地方？

謝文憲表示，不少人在做簡報時，為了讓資訊完整呈現，往往1張簡報塞入過多不同字體、顏色的文字，但過多重點就是沒有重點；而美國心理學家所做的一項研究表示，一張投影片平均只要出現29個字以上，觀眾就不會想看了。所以無論簡報是文字搭配圖像、表格或統計圖，注意字數不宜太多，只需把重點標出來即可。

現場呈現

善用肢體語言，增加吸睛效果

接下來是簡報現場時的表現。謝文憲指出，根據加州柏克萊大學的研究，影響人與人之間的第一印象包括以下幾個部分：55%是肢體語言與外型，38%是語調，7%是內容。由此可知，簡報者的肢體動作、目光接觸、手勢、音調與聽眾互動等，對簡報精彩程度有決定性的影響。

但多數簡報者最常犯的錯誤，就是眼睛盯著投影片或是手上的小抄，語氣平平的念著他想表達的內容；這樣索然無味的表達，一點也引不起聽眾的興趣。謝文憲建議，不妨參考政論節目裡的來賓，他們在音調運用、手勢與肢體表現上，常創造出一種媒體效果和對觀眾的吸引力，很有吸睛的效果。

此外，也可以多看TED的演講影片，觀摩演講者如何在有限的時間傳遞理念。他特別推薦陳畊仲與楊智鈞兩位醫師在TEDxTaipei的演講，前者口才不算流利，但懂得利用心臟按摩與通水管道具相比，形容台灣崩壞的醫療，讓人印象深刻；後者口條流利，將外科醫生比喻成即將絕種的動物，用溫暖情感元素打動人心。

最後，也是最關鍵的，那就是「練習、練習再練習」。謝文憲表示，除了少部分天資特別聰敏的人，大部分人都可以透過後天的練習提升簡報力，再透過一次又一次的上台實戰，逐漸克服上台的恐懼，假以時日，一定可以成為簡報高手。

6字口訣  輕鬆搞定簡報手勢

手勢可增強簡報時的說服力，謝文憲自己發明了一套「吾是衣食父母」（五是一石父母）的口訣，在任何簡報場合皆可派上用場。

「五」是張開手掌，點名台下聽眾或請教意見，例如：「陳經理」、「王經理」、「老闆您的看法是？」「那位穿白色衣服的同學您覺得呢？」增進與台下聽眾的互動。

「一」是伸出食指，重覆搖動，例如：「這個數字非常重要」、「繼續作下去，不然不可能」，用以強調事情的重要性。

「石」就是握緊拳頭，例如：「我們一定要努力！」「這個計劃非做不可！」通常用來表達內心情感；但注意此手勢需搭配堅定的表情，否則不夠到位。

謝文憲profile

出生：1968年

現職：陸易仕國際顧問公司總經理

學歷：逢甲大學企管系

成績：10年多來，為300家知名企業進行內訓、演講，《富比士》雜誌公布亞洲前50大最佳企業的授課講師。著有《行動的力量》、《說出影響力》等書。