小趙在一家公司擔任業務員，有一天下午，剛從外面回到辦公室，得知自己「精心」撰寫的PPT銷售簡報被經理退回，心裡感到納悶。他再檢查一遍，覺得邏輯前後一貫，論述有理，轉身問了隔桌的同事佩芬。佩芬看了一下小趙的簡報，跟小趙說：「你的簡報每一張幾乎都是文字，落落長，沒有圖解的內容，這個應該就是問題所在。」
於是年資較久的佩芬幫小趙逐頁檢查簡報，教他一些製作圖解的技巧，讓小趙獲益不少，果然，修改後的簡報不僅沒有被經理退回，小趙還被誇讚了一番。
其實，簡報「落落長」的寫法已經過時，職場上班族需要的是製作圖解式簡報的能力，透過視覺化的溝通，提升簡報被採納的機率，也是增強自己競爭實力的好方法。
其實不難發現，從產品說明書到商業用的簡報、企畫書等，現在都善用圖解或圖表做為溝通與說服對方的主要工具，而將PPT提案簡報製作成一份圖解式的文書，會有兩大好處：
1.提升溝通成功的機率︰這是最重要的目的，運用邏輯化圖表，掌握全局與細節，見樹又見林，直指問題核心，讓對方同意採納己方的建議。
2.高傳達力︰透過友善與高親和力的視覺化圖表介面，可讓對方一看就懂，印象深刻。
善用「3圖1表」 為簡報加分
製作圖解式簡報的第1步，就是要能分析出一篇文章的架構，了解內容的重點在哪？其次，找出文章段落或文句之間的「圖形軌跡」，尋找與蒐集可製作成圖解的素材；找出來之後，再將這些文字或數字的素材，做成視覺化的圖解；如果是與數字有關，可做成「長條圖」、「圓餅圖」等統計圖形，其它則依資料的情況，製作成簡報常用的是「3圖1表」。
3圖指的是「關聯圖」「地圖」與「象限圖」3種圖解，1表指的是「表格」，說明如下：
關聯圖
關聯圖屬於抽象概念的圖解說明，是一種闡明流程或從屬、因果關係的圖解技術，基本構成有3重點，如下：
製作方法如下：
①先在資料中，找出分散在不同段落中的「關鍵字」，而這些關鍵字應該是依附在一個主題之下，選擇的標準是依重要性、與主題的關聯強度與相關資料的充實度來決定。
②找出這些關鍵字之間的邏輯關係，可能是一種因果關係或作業流程。
③運用上述3種關聯圖工具符號繪製成圖解。
④最後再做「視覺化」的美編工作，注意版面的均衡原則。
⑤在版面最上方的中央位置放置主題文字，可用粗體的大字體顯示；完成後，就能呈現一種視覺上的方向與層次感，成為一份具有「圖解力」的提案簡報。
如果你在PPT橫式版面中，想使用關聯圖呈現一種流程，可從視覺焦點所在的左方做為開端（第一個圖框的放置位置），而後朝右方進行水平移動；如果項目較多，再往下換行開始，直到抵達最下方的終點位置（最後一個圖框的放置位置）。如下圖的提案簡報流程。
如果想呈現從屬關係，例如：組織圖、系統圖，可讓關聯圖自上而下（箭頭/線條往）下展開。
地圖
「地圖」是一種具有地理位置概念的分布圖，可塑造一種視覺的空間感，你可上網下載台灣、世界或某一國家/地區的地圖，放在簡報中，以呈現當地的資訊。
地圖的圖解技巧是在地圖的相關位置旁，以箭頭或線條拉出數字、統計圖表或輔助性的說明文字，而這些資訊都應該與你要說明的主題密切相關。
用地圖呈現資訊的好處是經由圖像化的編排，更有視覺化的效果，在實務運用上，可用在海外新市場的開擴、分公司經營情況……等簡報主題。
下圖是某家直銷公司5個直銷據點的營收概況分析，只要在地圖的相關位置旁，用箭頭拉出表格或文字做說明；至於表格或文字的內容應依據最上方的主題來設計，只要揭露主要的訊息即可，以免版面過於繁雜。
象限圖
象限圖又稱為「定位圖」，是一種具有XY軸座標性質的資料分布圖，可分為「單一象限圖」與「四象限圖」兩類；前者適用於X軸或Y軸具有文字或數字的排序性質，可畫分出刻度，例如：產品的價格帶（數字）、消費者的偏好程度（文字說明）；後者又稱為「十字定位圖」，是一種說明敵我競爭態勢的圖解，做法如下：
A.單一象限圖
①先定義好X軸與Y軸，假設Y軸為價格帶，就要先畫分好價格帶的範圍，包 括：價格帶的上限、下限與中間的刻度畫分。
②定義X軸為項目排列，例如：品牌名稱；如有市場占有率（MS）的資料（有些產品會有政府單位或相關公會的實際統計資料），可依品牌市占率的排名依序向右排列，並標示①②③…..等。
③將每個品牌的產品價格範圍，以垂直線條或細長的橢圓形加以標示，並用粗線或有顏色的橢圓形強調我牌X產品的所在位置。
④註明Y軸的刻度單位，例如：單位：萬元。
如下圖，品牌X代表我牌，橢圓形狹長，表示有較廣的產品線價格帶，品牌A有兩個橢圓形，表示有兩種不同系列的產品線︰走低價位的A1與走高價位的A2系列；至於品牌B則填補了A1與A2中間的價格帶缺口。
B.四象限圖
①從市場資料抓出相互對比的名詞或形容詞等關鍵字，定義X軸與Y軸的兩端，這些定義應該符合產業與產品的專業用語，例如：在房車產業中，以「年輕世代/成熟世代」來定義消費者的族群特質，做為X軸的兩端，而以產品的功能屬性──「個人/家庭」定義Y軸的兩端。
注意X軸與Y軸的定義，最好是分屬於兩種不同的層面，像上例中的「消費者」與「產品屬性」，如此，可以讓四象限圖的「視野」較為廣闊，不會只侷限在某一層面。其它較常用的定義，還有「產品訴求」（例如成份、功能……） × 「消費者心理」例如年輕、時尚感……）層面。
②將我牌與競爭品牌用圓圈顯示，內含品牌文字的圓形「圖框」，並將數量控制在3~7個左右。
③依專業的直覺判斷或市場調查資料，移動競爭品牌的圓形圖框到四象限中的特定位置，如果X軸與Y軸的定義恰當，你應該會看到這些圖框會散布在3~4個象限內；如果有圖框幾乎重疊的現象，則要回頭檢視與調整當初的X軸與Y軸定義。
④將我牌的圖框放到相對應的位置上，並以不同的顏色顯示。
下圖是6個品牌的四象限圖，X軸表示產品的屬性，右方是效率高/低，左方是可靠性高/低，Y軸表示產品的消費者，上方是年輕族群，下方是成熟族群；同時以圓圈面積大小，顯示產品的市場占有率大小，在圓圈內的數字則代表市場占有率的排名。
表格
「表格」是一種延展性強、簡單易懂的圖解方式，由垂直「欄位」與水平「列位」構成，方格中可輸入文字或數字；如果是輸入文字，表格就具有清單或一覽表的功能，可依重要程度自上而下排列；如果是輸入數字，表格就具有排序比較的功能。
以「2008年國產車生產統計一覽表」為例，製作表格的方法是：
①先定義好欄位與列位，例如：欄位代表國產車的排名與廠牌（1.國瑞、2.中華…..
等），以所有車種的生產數量做為排名依據，依序向右排列，列位則代表3個車種，自上而下排列。
②在表格的最右邊與最下方，設計一個「合計」的欄位與列位，顯示每個廠牌與
車種的生產總數量，並在合計的數字下方，以括號顯示占有率的百分比（%）。
③將每個廠牌的3個車種生產數量輸入到相對應的方格中。
④加總所有合計的欄位與列位百分比，一定正好是100%（最右下方的方格）。
想運用表格呈現完整的資訊，關鍵在於欄位與列位的定義要適當而明確，任一邊的定義失當，所揭露的資訊將不夠完整或導致錯誤的結論。
