有沒有曾經要把你心中思考的跨部門工作流程，甚至是專案的工作分派，嘗試向工作夥伴說明清楚？但這通常不是一件簡單的事情。因為一個流程或規畫包含了很多訊息，比方誰做什麼事；我工作做好了，該交付給誰；我該期待誰把工作完成後，交接給我；如果狀況不如預期，我該怎麼辦，甚至是我該在何時把這些工作完成。
如果只是口述，別人一定聽得不清不楚。但是如何把這麼多繁雜的訊息解釋清楚？你其實可以嘗試使用一個很好用的圖表工具，叫做：泳道圖（Swim-lane）。
一份簡單又職務分配明確的泳道圖
泳道圖該看懂的3重點
一份泳道圖通常包含3個重要點：
工作的流程與順序：哪一個工作先做、哪一個工作後做，呈現工作之間接續的順序。
工作的分工方式：每一個工作分別由哪一個部門進行的。
工作的分支狀況：某些工作達成，接續哪些工作事項？某些工作沒有達成，又該怎麼辦？
若是拆解泳道圖的架構，其實是2張圖的整合，分別從這2張圖說明，就會更清楚看懂泳道圖。
第1張是流程圖，包含了工作的流程與順序，以及工作的分支狀況。以下圖為例，每個白色的格子代表是一項工作，黃色菱形的格子則是代表判斷點。當走到「保固期內」，代表收到客訴的人員需要判斷客戶產品是否在保固期內。如果是，就走YES的路徑到「檢驗機器」的工作；如果不是，則走NO的路徑到達「END」，也就是流程結束的位置。透過這張圖可以清楚地看出整個流程從頭到尾的順序，各種可能的分叉點，接續所要做工作事項，一次都能明白看出來。
拆解1︰繪製工作流程與順序
第2張圖是分工的結構，每一個橫向的格子代表分工的狀況。以下圖而言，分成3個部門：「客服部」、「工程部」、以及「物流部」。實際使用上，這個欄目也可以畫分成組別、工作負責人等。而畫分的每個橫向格子，結合在一起就像是游泳池的水道，這也是為何這張圖被稱為泳道圖的原因。
拆解2︰進行工作事項分工
為了更具體的說明，我在下圖重要元素的旁邊都加上了數字，讓從來沒接觸這張圖的讀者更容易看懂。
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編號 |
內容 |
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1 |
名稱：說明這個流程是做什麼的，確保讀的人不用細看內容就能理解。 |
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2 |
分工：說明這張泳道圖的工作事項分屬於哪一個單位或個人。 |
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3 |
工作：方形圖案。嚴格講是流程圖，實際上就是一項必須要達成的工作。 |
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4 |
工作順序：這條帶有箭頭的線，顯示工作跟工作接續的順序。有箭頭的那一端代表下一項要開始的工作。 |
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5 |
決策點：菱形圖案，通常會有Yes以及No兩個分歧路線。 |
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6 |
Yes路線：當決策點的要素滿足時，工作往Yes路徑繼續。 |
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7 |
No路線：當決策點的要素沒被滿足時，工作往No的路徑繼續。 |
泳道圖在專案管理的應用
有時候，我們可能臨時承接公司內的一個小型專案。比方為公司規畫尾牙，或是產品的展覽活動、產品的行銷專案、或是部門的搬家等。這一類小專案需要完整規畫，可能需要花滿多的時間，而且規畫者本身可能需要先懂專案規畫（如CPM排程）的知識。但是你平時的工作根本不是專案管理者，只為了某次的尾牙而學習整套專案管理的知識，似乎又有點本末倒置。
像我自己是專案管理的專家，常常有些來上課的同學就有類似的困擾。只是為了想把被賦予的一個小專案做好，卻要教他整套專案管理知識，實在太多了。所以我們常常建議，這樣的族群可以學習使用「加入時間軸」的泳道圖。這圖表很容易繪製，也可以輕易地讓參與的團隊快速了解整個專案全貌。
加入時間軸的泳道圖
什麼叫做加入了時間的泳道圖呢？從上圖簡單的範例中，你有辦法快速看出來，並回答下面幾個問題嗎？
Chris要做哪些工作？
第2週Peter要完成那件事情？
「現場收貨」結束，換誰要接手？
「舞台木工」該在何時進行，又由誰負責？
第3週如果多一個工作，誰可以協助？
不用問主辦人，是不是很容易看圖就能回覆上述問題。就算沒有任何訓練的人，也能輕鬆的透過這張圖來解釋分工、工作流程、分歧路徑、工作開始與完成時間、關鍵審查點。
因此，在面對一個小型快速的專案，負責人若能透過這樣的方法，就可簡單地分享規畫、整合方向、凝聚討論、也能讓大家快速地掌握整個專案全貌。
尤其透過圖表呈現資料是所有專業的職場工作者該學習的技能。因為這能幫我們更容易的整理、思考、統整資料、並分享給其他人理解。泳道圖在簡單的專案規畫裡，還有跨部門流程設計，可以更容易地把自己心裡想的分工、工作順序、工作開始與完成時間、工作分歧判斷點、以及不同狀況的分歧路徑清楚解釋。所以花些時間，把這學會，大家一定能更有效完成工作！
繪製泳道圖的方法
這麼好用的圖表工具，很多人可能會問，「如何繪製一張這種圖？」 基本上，泳道圖可以使用電腦工具，甚至是使用便利貼來完成。
方法1︰善用唾手可得的便利貼。便利貼是個很好用的發想工具。因為在規畫過程中，工作順序以及分工方式可能會不斷調整。以我自己而言，常常的作法是這樣的步驟：
把這個專案或流程所需要進行的工作寫在便利貼上。注意：每項工作寫在1張便利貼上。
在1張紙上，或是在1個大白板上畫出橫向的分工結構。（可以用麥克筆或紙膠帶）
在白板上畫出縱向的時間軸。（可以用日、週、月為單位）
把寫了工作的便利貼，根據你心裡想的工作流程或分工方式，以及合適的時間點，貼在白板對應的位置。
繼續逐項把剩餘的工作以及決策點貼上白板
思考這樣安排是否合適。如果不合適，撕下便利貼以調整工作的順序、分工方式、或是工作時間。
找成員來看看，討論有沒有疏漏。
若有疏漏，或是大家意見不一致之處，繼續調整這份規畫。
大家若有共識了，就把工作之間的順序線畫上。
把這計畫公告出來，大家就能根據這份工作規畫，開始進行專案了！
方法2︰透過電腦軟體繪製。基本上，電腦繪圖工具有很多種，不管是小畫家，甚至是AutoCAD，都能畫出這樣的圖形。但有一個一般人滿容易取得，也很簡單好用的工具，倒是大家可以參考使用。這工具是微軟Office系列下的一個軟體，叫做Visio。
這套工具適合製作商業報表，從流程圖、甘特圖、組織圖，甚至是辦公式的隔間圖都可以繪製。而泳道圖當然也可以輕易地透過Visio繪製。具體怎麼做呢？在此我們做個簡單的介紹，以Visio 2013為範例：
要繪製泳道圖時，①請先選擇「新增」一個「空白繪圖」；②在左方圖形區塊中，找到「其他圖形」的按鈕。按下後，會有一個選單展開；③選擇「流程圖」；④選擇「交互功能流程圖圖形」。
當有這些圖形後，開始加入分工結構，並選擇要使用縱向或是橫向的水道。有人可能會問，如果做了橫向水道，但需要改成縱向（或反之亦然），該怎麼辦呢？這時候可以選擇上面「跨功能流程圖」的頁籤，然後選擇「泳道方向」就可以改變了。
再來，當我們把泳道的結構建立好後，可以從左方圖形區塊，再一次選擇「其他圖形」，然後從「流程圖」選項中，選擇「基本流程圖圖形」。
當基本流程圖形打開後，你開始可以加入工作、加入決策點。
至於工作之間又該怎麼連結？你可以透過「常用」頁籤，選擇「連接器」，把工作頭尾連結起來。另外提醒的是，每個決策點都該有一條YES路徑以及NO路徑，分別顯示分歧狀況。做法是點選「連結線」，就可以在上面輸入路徑的名稱。
