Email帳號幾乎人人都有，用了這麼久的電子郵件服務，多數人會使用的功能可能僅是收信跟寫信而已。上班族在「雲端」的書信往來，每天可能20、30封起跳，未經管理的收件夾，就像雜物儲藏室，若臨時要找信，可能要瞎忙好幾分鐘，才能撈出要找的郵件。1111人力銀行副總經理何啟聖指出，花太多時間處理「產值低」的事情，不僅容易損害專業形象，更會導致主管觀感不佳。
只會收、寄信 工作效率快不了
何啟聖表示，只懂收發信件卻不懂善用電子郵件信箱附加功能的人，處理事情通常是雜亂無章的，直接影響到行政效率。他舉例，主管通常一次交辦很多件事，問起特定事項的處理進度時，不少員工無法即時回答，這都是因為缺乏整理的概念，沒有將事情依照輕重緩急區分執行。他一直告訴上班族，要用比現處職位再高一層級的眼光看待工作，而從整理信件這件小事，就能培養顧全大局的胸襟。
何啟聖雖擁有私人助理，但處理電子郵件卻從不假手他人。他認為建立並且熟悉自己的使用習慣是很重要的。從20多年前擔任記者開始，何啟聖就養成整理郵件與聯絡人的習慣。長時間使用公司內部信箱系統，當時對他來說只是收發信件，完全改用Gmail不過是最近5年的事。Gmail擁有強大的自建資料夾、註記標籤、設定時間提醒等功能，輕易上手後就不想再更換，讓他工作更有頭緒，不再手忙腳亂。
「處理事情就像分類公文，也像整理書架，重要的放上層，不重要的放下層，甚至可以放進一旁的紙箱」何啟聖說。在收信的當下整理，就能節省後續搜尋的時間，Gmail雖然可設定依照日期排序信件，也可依照寄件人檢視，但事先整理讓待辦事項一目了然，才能有條不紊的安排行程並依先後順序處理。
時間統合管理 郵件整理的關鍵
將時間統合管理，也是管理郵件的關鍵。何啟聖以自己為例，進入信箱後，首先會刪除垃圾郵件，剩餘信件依照內容重要性與緊急程度區分，其次才是分公、私領域。他建議，剛開始嘗試管理信件者，可以從Gmail的註記標籤功能著手，緊急或重要的貼上「優先順序」標籤，不急於一時的貼上「後續處理」標籤表示待辦，再試著用自建資料夾分類。
何啟聖特別提醒，資料夾分類要精簡，開太多資料夾反而只會造成混淆。按照重要性與急迫性分為特急件、急件、速件、一般件；若依照寄件人領域區分，則只開出公職、商務含保險、朋友、媒體資料夾。即使和特定記者有商務往來，還是把該記者寄出的信件歸在媒體資料夾，一個寄件者的信只放在一個資料夾，方便記憶。
設定處理時限 回覆郵件不落勾
分類之後，還可就沒有當下處理的信件設定時限，提醒自己記得回覆或處理，收到活動通知時，則順手把時間、地點、詳情記錄到Google行事曆。何啟聖通常在電腦上做這件事，直接複製貼上對他來說相當便利。學會使用之後，已經不手寫行事曆，省下攜帶筆記本的空間，用智慧手機即可隨時上網查看並且即時更新。
聯絡人也是電子信箱重要的一部份，何啟聖將手機通訊錄與Google通訊錄設定連動，但並未輸入所有聯絡人資訊，多數還是手工分類名片，常用的聯絡人才以名片王等軟體協助建檔。當要發通知時，也能發送群組信件，同時知會相關人員。
確實落實郵件管理，才不會天天都在瞎忙，減少時間浪費，不手忙腳亂，工作起來自然更有效率。
把收件夾當書櫃 5類郵件輕鬆管理
郵件依緊急程度可分為5大類，郵件管理可參考整理書櫃的模式，重要郵件放在顯眼處，要立即處理的郵件放在方便拿取處，分類管理才不會出現廣告信看一堆，緊急郵件卻忘記回的窘況。
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重要程度 |
對照書櫃位置 |
說明 |
舉例 |
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特急件 |
最顯眼處 |
最重要的必讀信件 |
預算審核表 |
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急件 |
離特急略遠一層 |
重要性僅次特急件 |
業績報表 |
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速件 |
最方便拿取處 |
時間上最急迫處理的信件 |
需立即簽核文件 |
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一般件 |
書櫃外的紙箱 |
不必當下處理，甚至被催討時再翻出，或可請對方重寄的信件。 |
推薦函、書序邀稿 |
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參考件 |
最下層 |
有空再看，不需處理的信件。 |
轉寄勵志文章 |
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垃圾郵件 |
廢紙簍 |
直接丟棄 |
廣告信 |
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