案例：哈利是個出版社的編輯，以往執行新書專案時，文件需要經過多人的編輯與修改，因此Email往來頻繁，容易造成工作人員看錯封信件、沒有修改到更新版的文件。這次哈利想用不一樣的做法，利用雲端硬碟的整合優勢，每個人都可以在同一個地方瀏覽、編輯、審核同一份文件，就再也不用透過Email的方式去做檔案管理，簡化流程、更減少出錯機會。
Google文件：https://docs.google.com/document/
開放權限 一份文件大家一起編
進入到Google文件頁面中，先按頁面右下「+」符號，新增一份文件。哈利為了安排每個人都能編輯這份文件，首先要點選頁面右上方的「共享」，便會跳出共享文件設定視窗。共享功能可以設定不同的權限，如僅能檢視、評論，或可以編輯。
共享文件有兩種方式，一為直接複製共用連結網址給其他人；另一種是在共享視窗下方，輸入使用者的郵件地址，對方收到一封邀請函，其他人只要打開信箱，就能收到來自哈利寄來的邀請信。只要點擊信件裡「在文件中開啟」按鈕，即可馬上獲得編輯的權限。
當所有人進入哈利指定的共編文件檔時，可以看到每個人的名字與游標，這時就可以馬上開始一同進行編輯作業。如果有任何即時性的問題，點選頁面右上角的對話框符號，就會跳出「群組通訊」小視窗，方便共編人員做即時溝通。
如果哈利在校稿時發現某些地方不夠精確，只要先將有問題的地方反白，再按滑鼠右鍵，點選「註解」功能，提出自己的意見或解釋，讓其他人進行編輯時，也能馬上做校稿修正，大幅提高工作效率。
支援離線編輯 網路斷線免緊張
團隊裡有夥伴對雲端編輯這件事抱持著疑問，劈頭就問哈利：「要是碰到網路斷線時，會不會造成無法儲存檔案，導致心血都功虧一簣呢？」為了讓所有人都信服，哈利教大家一個小訣竅：開啟離線編輯設定，顧名思義就是可以在沒有網路的狀態下，只靠瀏覽器也能繼續做編輯工作。
Google雲端硬碟：https://drive.google.com/
想要使用這樣方便的功能，必須要先將離線功能開啟。首先至「Google雲端硬碟」首頁，使用舊版雲端硬碟的使用者，直接將左側選單切換至「離線」，並且依照說明，先安裝「雲端硬碟Chrome網路應用程式」，再點擊「啟用離線存取功能」，即可完成設定。新版介面則是在設定中的「一般」頁面，把「離線設定」勾選起來就好。
以後如果在網路不穩，或沒網路的狀態，畫面上方就會出現「您處於離線狀態」的閃電標誌，只要在瀏覽器畫面沒有關閉，就能繼續編輯。只要重新連線網路，系統會自動把在離線狀態下編輯的內容，同步到同一份文件裡。
搜尋圖片功能 素材圖庫任你選
冗長的文字編輯裡，總免不了放圖片做陪襯。Google文件的圖片插入功能，除了可以用上傳、讀取雲端硬碟等方式，更可以直接使用網路搜尋，找尋目前在網路上被標註是可以使用商用，或是可再利用修改的圖片。
要使用搜尋圖片功能，首先在編輯文件的畫面裡，從上方的選單裡依照順序選擇「插入」→「圖片」，將上排的選項切換至「搜尋」，就可以直接透過關鍵字搜索圖片。
查看修訂記錄 救回被誤改的文件
經過多次的校稿與修正，文稿總算進入收尾。哈利在做最後一次審核時發現，有幾個章節疑似有錯誤，需要調回以前的記錄才能比對。這時只要從上排選單裡點擊「檔案」，選取「查看修訂版本記錄」，原來所有曾經修改過的文字內容，Google都有幫我們做好備份。只要依照大概的時間點去做檔案比對，很快就可以找回過去已刪除的內容，這時只要再複製貼回來就好，輕鬆搞定！
哈利與工作團隊，經過這次一起嘗試的雲端共同編輯工作後，發現郵件往來大幅減少，直接透過系統所提供的「群組通訊」與「註解」功能，讓所有問題都公開透明化，有問題就能直接反映，也能馬上獲得解決方案與修改的回報。由於有了「離線編輯」的保證，每個人都不再對雲端工作抱持著恐懼感，還紛紛表示以後所有工作，全部都上雲端吧！
