金錢,只是衡量一個人成功的指標之一,更多時候富人之所以令人欽佩,則是來自於他們待人處事的方式,充滿著為對方著想的智慧。我們身在一個講「裡」但更重「情、禮」的社會中,與人相處更是一門學問。「到底怎麼做才不會失禮?」很多時候往往沒有所謂的「標準答案」,因此更需要在分寸拿捏之間仔細斟酌。
下面我們列舉幾個常見的「人際往來」疑難雜症,並且提出參考的方向。從今天起學著體貼對方,讓別人能夠感受到自己的善意,做個不失禮的人其實沒有想像中困難。
Q:若要與位階較高的客戶約定拜訪時間,該怎麼邀約才有禮?
「每一個拜訪,都是成交的可能。」初出社會從事廣告業務工作的書銘一直是如此鼓舞自己的!對於已經拜訪了好幾次,但對方始終推說因為老闆反對而無法合作的公司,書銘打算試著直接拜訪總經理,但書銘該怎麼做,才合乎禮數、又能達成目的呢?
這樣做,更貼心
欲約見位高權重的客戶時,一般來說,以電話約訪,在公司會由祕書或助理代接,如果電話是唯一的工具時,請清楚地說明自己的來意,並留下自己的電話並且告知自己何時會再來電,讓對方選擇是否回電或等候你的電話。
假如是全然的陌生拜訪,記得千萬不能使用簡訊聯絡,一來對方會狐疑你從何處得到手機號碼,二來簡訊應是用於「通知」或「確認」,除非這是對方指定或者唯一的聯絡管道,否則用簡訊詢問是十分不恰當的。
若是寫電子郵件或者正式書信時,也許有機會直接被當事人看見,因此在書信格式上更要謹慎,說明你是誰、隸屬單位與來信的目的為何,感謝對方花時間看完信之後,最後再附上自己的聯絡方法,以便對方有興趣想進一步了解時能與你聯絡。此外,避免使用火星文或表情符號,因為信件目的不在表示俏皮或網路交友,濫用這些元素只會降低對方對你的信任感。
這些基本禮貌都做到了之後,約訪前,更別忘記蒐集一些資料,了解約訪者專長、喜好或禁忌。在約訪時,則有技巧性設下一些範圍,以免變成無效的約訪。例如想要約時間相見,不妨說「如果您最近有空,希望可以在下周有機會親自拜會」。
初次約訪時,也應表示知道對方時間寶貴,因此只會耽誤10到20分鐘,減少對方的壓力。商務性的拜會或採訪最好能避開星期一的時間,因為星期一是假期後的第一個上班日,一般公司會在此時安排例行周會,比較無法從容詳談。
Q:接待客戶的時候,該如何引導才得體有禮?
靠著國際電話和電子郵件和北京的客戶往來頻繁的安琪,由於客戶陳總經理偕同幾位高階主管來台灣考察兼觀光,平時的聯絡窗口安琪成為當然的接待者之一。當客人來公司參訪時,一向負責內勤的安琪,應該如何接待才算得體?
這樣做,更貼心
身為公司代表接待客戶,就好比有重要的親友到家中作客時一樣,如何才讓客戶覺得賓至如歸最重要。安琪最先該檢視和通知的,便是公司的第一線:接待櫃枱。
櫃枱人員的儀容整齊,櫃枱勿堆放任何貨物或任其雜亂。當客人來訪時,如果安琪無法及時在公司門口迎接,應該先通知櫃枱人員協助接待,客戶有時不見得記得受訪人的全名或分機號碼,如果一進門時,櫃枱人員能夠很親切地叫出對方公司名稱甚至來訪人員職稱,會讓客戶備覺重視。
其次,接待人員應先指引客戶入座再通知受訪人員,指引時最好能親自引領客戶入座,而不是只說:「請到左手邊會議室稍候。」
送上茶水時,如果客人與公司高階主管俱在座時,請先從客人開始奉茶,茶水咖啡等熱飲以7分為佳,喝完再補充就好。
在參觀公司的行進過程中,如果今天是由主管向陳總介紹公司內部環境時,安琪應該居於左後方的位置;但是如果只有安琪負責指引接待,安琪則稍微在左前方一、兩步解說和引導,不要走在正前方,把自己的背影留給客人,並適時以手勢或口頭輔助指引接下來的方向,讓客戶有心理準備。行進間如果有門,提前先替客人開門,以保持行進的順暢。
而上樓時,應該走在客戶後方,但下樓時基於禮節和安全考量則應相反,走在客戶前方。搭乘電梯時,客戶應先進後出,待在電梯後側,因為接近門口處進出的搭乘者狀況較多,是晚輩或在下位者所處的位置。到達目的樓層後,在下位者應按住開門按鈕,並請客人們先出電梯,以防客人來不及反應,被電梯門夾到。
最後安琪和主管也準備了伴手禮送給客戶,在公司大門口,將客戶送上車之後,一邊向遠去的車子揮手的安琪和主管,心中都也鬆了一口氣,這次接待過程順利,想必以後雙方往來也會多了一份信任。
Q:公司聚餐時,同席有主管和客戶,敬酒或致意該按照什麼順序才不失禮?
有5年工作資歷的傑夫,跟著前任公司副總一起轉職到現任的外商公司不久,也是頭一次參加外商的尾牙。待慣了家族企業的傑夫,面對這樣的場合突然有些緊張起來,資歷尚淺的他,該不該利用此機會向董事長敬酒而又不冒犯其他長官?而同坐主桌的尚有其他貴賓,怎麼安排敬酒順序才不會出洋相呢?
這樣做,更貼心
公司聚餐場合裡,主人自然是公司的最高長官,在主人未發言或者率先向大家敬酒之前,除非公司另有刻意安排,否則做為下屬者是不宜喧賓奪主的。等到全體人員入席,主人或者主要貴賓致詞、敬酒完畢後,若有意敬酒者,才能開始進行。
公司長官或主要來賓向大家敬酒時,都應響一同舉杯,正在用餐時請務必暫停。若敬酒者位階較高或為年長者,逐桌敬酒時,該桌的晚輩下屬應雙手舉杯並起身回應,以示禮貌。
身為公司後進的傑夫,如果想回敬或是主動到主桌敬酒時,敬酒的順序考量為年齡由長至幼、職位從高到低、先向主人敬酒,再向來賓致意。因此若主人(董事長)與來賓同坐主桌時,應該先感謝董事長,之後才向年長的貴賓敬酒。但隨著場合或目的的不同,主、客的尊卑也隨之改變,假如聚餐的目的是專門為了宴請客人,作陪的傑夫禮貌上則應該先敬主賓(主要客人)、再敬主人是比較得體的。
敬酒時,眼晴應該看著對方,同時說一些感謝與祝福的話,用右手握住酒杯、左手托住杯底的姿勢面向對方,並且由自己先喝,以示尊敬。
敬酒時除了盡量避開不影響他人說話或用餐進行中等時機之外,也要特別注意身份位階,中高階主管可以單獨一人向高階主管或老闆敬酒,但傑夫擔任的只是部門中的小主管,若想向較高階主管致敬時,最好能聚集部門同仁數人以上,或在部門大主管的帶領下為之比較恰當。
(本文摘自春光出版《長輩沒教,但你一定要懂的66種人際禮數》)