各位回想一下自己的工作習慣。是不是接到任何工作之後立刻執行，先做再說？資誠企管顧問公司執行董事劉鏡清以前也是如此。他回想說：「我剛畢業的時候做的工作是寫程式，為了證明能力，讓別人知道我寫得又快又好，所以一接到工作，馬上就動手寫。」
不過2、3小時就寫完程式不表示效率高，因為接下來要花更多的時間除錯，整體來說，效率其實很差。於是劉鏡清開始尋求解決之道。他在一張紙上，先規畫程式要怎麼寫，接下來再實際動手寫，竟發現這樣不但速度更快，更重要的是不需要除錯。從此他就在職場上養成了訂計畫的習慣。
靠著縝密的計畫完成公司交辦的任務，劉鏡清在任職於ＩＢＭ時，6年內就從專案管理師升到全球企業諮詢服務事業群總經理，並兼任工商事業群總經理，共帶領500多人，還讓工商事業群的業績在1年內轉虧為盈，兩年內業績共提升42％。
擬定計畫的意義在產生動能
能創下高業績成長的原因，也是靠制訂計畫，而且跑在前面。「假設公司決定今年業績要比去年成長10％，主管在1月10日宣布這個目標，要求員工思考策略，但接下來就過農曆年，結果第一季業績幾乎等於放棄。所以我的作法是，前一年的10月或11月就讓我下面的員工知道目標和方向，預做準備，新的一年開始時，我們也已經做好全力衝業績的準備。」
擬計畫最重要的意義，在於讓人產生「動能」。劉鏡清在帶業務團隊時，會請同仁思考：業績目標達成可以賺到多少錢？為什麼要賺這些錢？例如賺錢是為了買一輛車載家人出遊，有了購車計畫，就會有賺錢的動力，想辦法勤跑業務賺足買車的錢，而不是因為無法達到業績目標覺得壓力沉重，過得不開心。
而且制訂計畫不只是為了分配有限的時間，而是要讓自己的實力一天比一天堅強。要達到這個目的，有一項工作非常重要但常被忽視，就是回顧與反省。「我的一位同事畢業於國外的名校，也在知名外商企業工作過，但是去拜訪客戶時，總是無法在現場發揮他具備的知識與技能，後來我發現他的問題在於缺乏反省與練習，不能累積經驗。」
睡前回顧今天 展望明天
劉鏡清給的改善建議，就是睡前花10分鐘回想，今天工作上是否學到什麼經驗，同時想一下第2天要做的事。「小時候爸爸都會叫我寫日記，雖然1年通常只寫5天就荒廢了，不過睡前回顧今天、展望明天，這樣的習慣讓我到現在還很受用。每個人的習性不同，我自己晚上的工作效率最高，才把思考的時間設定在晚上。」
這個習慣的重點有兩個，第一是當天就要做，因為人的記憶力有限，不快點做就會忘記，就像我們在求學時期，要記住老師上課的內容，除了預習和上課認真聽講之外，最好當天回家就複習。第二是如果不回想、檢討，就無法累積經驗，以後可能還是會犯同樣的錯誤；另一方面，對明天要做的事有初步的想法，做起事來會更從容、快速掌握重點。
劉鏡清說：「例如我今天去見一位客戶，我和客戶應對時，哪裡答得好、哪裡答得不好、客戶今天為什麼會對我說這番話等，都可以利用睡前的一點點時間想一下。每天檢討改進，久而久之，下次遇到類似的問題時，自然知道如何因應；以前讀的書也能應用在工作上。」
劉鏡清認為很多人空有學問，卻是一座「圖書館」，一定要有人上門來借書才能應用。一個成功人士的腦應該是「知識庫」，自己可以隨時存取資料。因為只要想關鍵的重要事情就好，1天只要花5到10分鐘「預習和複習」，累積下來的實力就相當可觀。
刪除可以不做的事
上班族最常遇到的問題，就是坐在辦公室內，不斷有人和事來干擾，打亂既定的計畫，事情永遠做不完！因此適時說「不」，是必須學習的一門大學問。但是該怎麼做才能有效率又不得罪任何人呢？
分身乏術的時候，劉鏡清會把要求他做事的同事找來一起協調，「扣除8小時睡覺時間，16個小時都奉獻給你們，但今天還是做不完這所有事情，你們誰可以讓步？」這時候比較沒有急迫性，或可以尋求其他人支援的同事，就會退出。
必須獨力完成的事有一長串的時候，不妨拿出一張Ａ４的紙，折成4格，縱軸是重要性：愈往上愈重要，愈往下愈不重要；橫軸是可行性，愈往右可行性愈高，愈往左愈難完成。接下來把所有待辦事項放進這個表裡篩選，右上方的格子內，就是重要又容易做到的事，應該優先完成；其次是左上方，也就是重要但不易做到的事；第三要完成的是右下方，不重要但可行性高的事；左下方既難又不重要的事，就應該捨棄。但劉鏡清提醒：如果是老闆交辦的事，則又另當別論。
發揮洞察力和同理心 減少做白工
此外，安排工作也有訣竅，如果發揮洞察力和同理心，站在對方的角度思考，就能事半功倍，減少溝通和做白工的機會。例如你如果不能站在老闆的角度思考，在工作上就做不到他要的結果。你不懂會計部門要什麼，一味地用科技語言和財會人員溝通，雙方很難有交集。
近年來人們愈來愈重視家庭生活，追求工作與生活上的平衡。對劉鏡清來說，這不構成問題的原因是，「就像我們上網或玩遊戲常玩到廢寢忘食而不以為苦，我在做的是我喜歡的工作，當工作就是生活的時候，就不需要平衡了。」所以不要問你的工作和生活如何取得平衡，應該思考的是：這是不是你喜歡的工作？
平日照著這一套計畫，讓劉鏡清有效率地完成各項工作，周末假日就能把時間留給家人，不但培養親子感情，而且休息才能走更長的路。
劉鏡清profile
出生：1963年
現職：資誠企管顧問執行董事及合夥人
經歷：IBM全球企業諮詢服務事業群總經理、工商事業群總經理等
學歷：台大商學研究所、中原大學數學系
