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說對話好辦事

說對話好辦事

文/王雅黎

教育

2016-07-29 10:05

上班第一天,發現自己完全無法加入同事間的對話,是不是自己不夠會說話?該怎麼說話才不會踩到地雷?中華人事主管協會資深講師吳美玲建議,新鮮人就從「打招呼」開始訓練說話能力。

「被錄取的職場新鮮人,一定都經過層層面試過程,上班第一天時,新鮮人不妨主動向曾經面試你的主管打招呼,對不熟的同事主動點頭微笑示意,拉近彼此距離。」吳美玲表示,這不僅可加深主管們對新鮮人的印象,又能塑造具有禮貌的第一印象,為職場說話能力扎下基本功。



「名、人、重」自我介紹3要訣

打完招呼後,新鮮人最常面臨「向大家自我介紹」的挑戰,吳美玲表示,好的自我介紹必須簡單扼要,同時掌握「名、人、重」重點。

1.「名」字:讓同事正確記住你的名字,是自我介紹的重點,吳美玲以自己的名字為例。「我叫美玲,自我介紹時都說我是『美麗玲瓏』的美玲,或開玩笑說我是『米漿』(台語)。」透過大家熟悉的事物帶出名字,不僅消除陌生感,還能讓人記住如何發音。

2.「人」物:每個人的質感個性不同,自我介紹時不妨以學經歷、血型、星座、家鄉、專長、興趣等與個人相關特質談起,新鮮人多談論在校經歷,曾參與過哪些社團,都是拋出讓人從你的特質中記憶你的線索。

3.「重」點:新鮮人可以談自己為何要進入這間公司,或想與大家成為同事的原因,從言談中間接讚美關鍵人物(keyman)或讚美公司,能加強別人對你的認同感。

不惹人討厭 閃地雷第一要件

專業能力可以用各種績效考核指數(KPI)來衡量,但說話能力沒有任何標準值可判斷,吳美玲坦言,即使身經百戰,她也曾經在說話這件事上有過失誤。

吳美玲指出,人與人互動的第一印象是在一瞬間創造的,不會有第二次機會,所以新鮮人要特別留意自己給人的第一印象。聊天時,不要碰觸與「宗教」、「政治話題」、「他人薪資」等敏感話題,也不要傻呼呼的直接說「這個我不喜歡!」、「我討厭那個!」等情緒字眼,讓同事感到不舒服。

以人際溝通滿分為100分來比喻,吳美玲提到:「在構成100分的條件中,你說話的態度、表情、動作占了55%;聲調、語氣占了38%,至於大家最在意的文字其實只占7%,如果說話時的聲調、語氣態度和緩,即使偶爾說錯話,別人也不會太計較。」

吳美玲提醒新鮮人要謹記「說話是為了增進彼此感情、並且互相鼓舞」的原則,只要善用它,就能避免說錯話的窘境,邁出職場生涯成功的第一步。

5大模擬情境 不再說錯話


Q1:中午吃飯時間,想要快速融入新環境,我該主動開啟話題嗎?

A:新鮮人不妨從自我熟悉的興趣、或是專長等輕鬆的話題開始。例如愛運動的人,可以從周末會去打羽毛球,或是下班後練瑜伽等親身經驗談起,分享旅遊的經驗也是不錯的方法。新鮮人要記得學習避免在言談中自曝其短,例如當你得知同事的寵物是隻貓的時候,不要妄下「我覺得貓很陰」的結論,一切以不否定別人為上策,盡量不要涉及個人隱私話題,工作上的抱怨則不要說出口喔!

Q2:同事在聊新聞事件,或談論哪間餐廳比較好吃的時候,我該發言嗎?

A:假使你真的不懂這些話題,就不要裝懂亂發言,可以用展現出好奇心的方式加入談論,像是「這些話題我不太理解,但你們說得好有趣,可以多說一些嗎?」當別人侃侃而談自己的喜好時,也別加以否定;如果談論的恰好是負面新聞事件,新鮮人最好不要多發言,因為這些對於理解事件、工作或人生都沒有幫助,以「我不太清楚」帶過就好。

Q3:我在工作上遇到問題,但同事都各忙各的,我該如何開口詢問才不會造成同事的困擾呢?


A:新鮮人的觀察力必須敏銳,即使同事再忙碌,也有短暫的放鬆開心時刻,趁此與你業務相關的主管或資深同事接觸,可禮貌性的詢問同事「有個問題不知道能不能請教你?」同事回應後再進一步詢問相關問題,態度低調謙和,絕對沒有壞處。

Q4:我進入了同事平均年齡比較高的公司,同事們又喜歡問我個人隱私有關的問題,我一點都不想回答,該怎麼辦?

A:表現出「我需要你的教導」的態度,或多為這些年紀較大的同事做些雜事,反而能讓平均年紀較長的同事將你視為子弟兵照顧。
同事問及你不想回答的個人隱私問題時,可以試著以「我覺得這個問題還滿私人的,可以聊其他話題嗎」的方式化解,不要直接翻臉,以免同事覺得下不了台,造成彼此的尷尬。
另外,若女生加入了陽剛性較重的公司,則不要穿得太花俏性感,說話不要太嗲或幼稚,不要對同事或主管撒嬌,盡可能中性專業,避免職場爛桃花上身。

Q5:我想讚美同事,但會不會被誤認成拍馬屁?

A:讚美是指你描述了從同事身上看到的優點,並且說給他聽,但對於還不夠熟的同事,與其稱讚別人「長得漂亮」、「又高又帥」,倒不如稱讚他的行為或成就,讚美同事「我覺得你剛才很成功的化解了一個危機」這類具體行為,會比單純「我覺得你好棒喔!」這類形容來得好,也不會被誤認為諂媚或假仙。

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