雖然這樣說有點不禮貌，不過「我工作了○個小時」，老實說，根本不需要這種情報。
作者︰深澤真太郎
報告進度，別說花多久時間，要說做到哪個階段
【案例】
下屬針對昨天的工作內容，提出以下報告。請你針對報告內容，對部屬做適當指導。
下屬的報告
昨天大約花了 2 個小時進行 A 案，花 4 個小時進行處理 B 案，並且花了大約 2 小時，做其他雜務。我加了 1 個小時的班。
深澤：好的，在這裡我們終於進入第一章最後一節的問題。主管必須重視工作效率化，所以這是必須掌握的精華課題。
清水：這位部屬的報告還真是處處充滿破綻。該從哪裡開始思考呢？
深澤：這次的主題是活用數字，我們就把重點放在數字，想想該怎麼對下屬做出適當的指導方法。
【清水先生這樣想……】
請對方說明加班一小時的理由：
1. 有不得已的原因嗎？
2. 還是因為工作方式不理想，才需要加班呢？
先判斷是哪種原因，如果是後者，要建議他更有效率的工作方法。
深澤：原來如此。他加了 1 個小時的班，這點的確讓人在意。你這種指導方式確實也很重要。不過身為主管，應該有其他更需要注意的地方才對。
清水：因為減少部屬的加班時間，對主管來說也是很重要的工作。
深澤：請你試著想想主管的心情。假設你收到這種報告，還會說「是這樣啊？很好很好，工作得很努力」嗎？
清水：不會，因為他加班了 1 個小時。
深澤：你又放錯重點了。身為主管，從下屬的報告中，最應該掌握什麼重點？不就是要掌握部屬每件工作花了多少時間嗎？所以，答案是進度。
雖然這樣說有點不禮貌，不過「我工作了○個小時」，老實說，根本不需要這種情報。你要他們報告的，應該是進度才對。
清水：或許是因為他們不知道該怎麼將進度用數字來表達。
深澤：你這個意見很精闢，我也有同感。
那麼，為什麼他沒辦法用數字來表達進度呢？
【深澤老師這樣想……】
1. 請部屬將工作量數字化。
2. 請員工以數字報告進度，而不是報告花了多少時間在工作上。
例如，有份工作需工讀生影印資料，並且裝訂成冊後，在會議室按照會議人數分別擺放。
業務或市場開發等工作，因為有業績等數字，所以能簡單將工作進度轉為數字。但是，如果是這種例子，很多人會將工作本身數字化，而不是以數字來報告工作進度。這其實做得到，而且還很簡單：
工讀生的工作 完成度＝100
把原稿交給他 ＝10／100
影印 ＝30／100
製作成冊 ＝50／100
拿到會議室 ＝70／100
按照會議人數擺放 ＝90／100
口頭報告 ＝100／100
我們從這個數字看到的，就是工作進度。
接著，我們將完成視為 100，便可以用數字簡單的報告或回答，現在工作做到什麼程度。如果是口頭上的進度確認，只要這種程度便很足夠。
因此，對於這次的案例，無論是 A 案或 B 案，甚至其他工作，都可以請下屬把工作進度化為 100，並以數字來報告目前的進展。
清水：只要用這種思考方式就可以了嗎？
因為太簡單，反而讓我覺得有點質疑。
深澤：這只不過是將已經完成的工作量，換置成簡單、且人人都能操作的數字而已。不過只要用這種方法，就連小學生都能用數字來表達進度。
清水：老實說，我還是不太相信光是這樣就夠了。老師當初在擔任管理職時，也用過這種方法嗎？
深澤：有的，在部下向我報告進度，或是每天的日常對話裡，都經常出現這句話：「如果完成是 100，你現在做到多少了？」
當然根據對方的回答（數字），我也會做出適當回應。我會詳細問他，為什麼沒有達到預期的進度，或是「離截止日期還有○天，你現在的速度可以嗎？」來加以管理。
清水：原來如此。如果上司用數字詢問，下屬也會被逼得必須用數字回答。
這樣的對話，能讓下屬沒辦法模糊焦點，這也算是一個優點。如果他曾經回答 50，那麼之後當然就得把數字加上去，而且也不能隨隨便便回覆：「進行得很順利！」
深澤：沒錯。因為要判斷工作進行得順不順利，並不是員工本人，而是主管等擔任管理職位的人。
清水：我當上課長已經一年了，不過當部屬向我報告工作進行得很順利時，我似乎還沒辦法做出適當回應。既然身為主管，應該要指導下屬才對。
深澤：將工作進度以百分比表現的人，工作一定有效率，而且加班也會減少。
但反過來看，如果一直把焦點放在工作了○小時這種問題上，這種人是沒辦法好好管理時間的。畢竟主管不只要管理自己的時間，也必須管理部屬的時間。
【案例】
下屬針對昨天的工作內容，提出以下報告。請你針對報告內容，對部屬做適當指導。
下屬的報告
昨天大約花了 2 個小時進行 A 案，花 4 個小時進行處理 B 案，並且花了大約 2 小時，做其他雜務。我加了 1 個小時的班。
深澤：好的，在這裡我們終於進入第一章最後一節的問題。主管必須重視工作效率化，所以這是必須掌握的精華課題。
清水：這位部屬的報告還真是處處充滿破綻。該從哪裡開始思考呢？
深澤：這次的主題是活用數字，我們就把重點放在數字，想想該怎麼對下屬做出適當的指導方法。
【清水先生這樣想……】
請對方說明加班一小時的理由：
1. 有不得已的原因嗎？
2. 還是因為工作方式不理想，才需要加班呢？
先判斷是哪種原因，如果是後者，要建議他更有效率的工作方法。
深澤：原來如此。他加了 1 個小時的班，這點的確讓人在意。你這種指導方式確實也很重要。不過身為主管，應該有其他更需要注意的地方才對。
清水：因為減少部屬的加班時間，對主管來說也是很重要的工作。
深澤：請你試著想想主管的心情。假設你收到這種報告，還會說「是這樣啊？很好很好，工作得很努力」嗎？
清水：不會，因為他加班了 1 個小時。
深澤：你又放錯重點了。身為主管，從下屬的報告中，最應該掌握什麼重點？不就是要掌握部屬每件工作花了多少時間嗎？所以，答案是進度。
雖然這樣說有點不禮貌，不過「我工作了○個小時」，老實說，根本不需要這種情報。你要他們報告的，應該是進度才對。
清水：或許是因為他們不知道該怎麼將進度用數字來表達。
深澤：你這個意見很精闢，我也有同感。
那麼，為什麼他沒辦法用數字來表達進度呢？
【深澤老師這樣想……】
1. 請部屬將工作量數字化。
2. 請員工以數字報告進度，而不是報告花了多少時間在工作上。
例如，有份工作需工讀生影印資料，並且裝訂成冊後，在會議室按照會議人數分別擺放。
業務或市場開發等工作，因為有業績等數字，所以能簡單將工作進度轉為數字。但是，如果是這種例子，很多人會將工作本身數字化，而不是以數字來報告工作進度。這其實做得到，而且還很簡單：
工讀生的工作 完成度＝100
把原稿交給他 ＝10／100
影印 ＝30／100
製作成冊 ＝50／100
拿到會議室 ＝70／100
按照會議人數擺放 ＝90／100
口頭報告 ＝100／100
我們從這個數字看到的，就是工作進度。
接著，我們將完成視為 100，便可以用數字簡單的報告或回答，現在工作做到什麼程度。如果是口頭上的進度確認，只要這種程度便很足夠。
因此，對於這次的案例，無論是 A 案或 B 案，甚至其他工作，都可以請下屬把工作進度化為 100，並以數字來報告目前的進展。
清水：只要用這種思考方式就可以了嗎？
因為太簡單，反而讓我覺得有點質疑。
深澤：這只不過是將已經完成的工作量，換置成簡單、且人人都能操作的數字而已。不過只要用這種方法，就連小學生都能用數字來表達進度。
清水：老實說，我還是不太相信光是這樣就夠了。老師當初在擔任管理職時，也用過這種方法嗎？
深澤：有的，在部下向我報告進度，或是每天的日常對話裡，都經常出現這句話：「如果完成是 100，你現在做到多少了？」
當然根據對方的回答（數字），我也會做出適當回應。我會詳細問他，為什麼沒有達到預期的進度，或是「離截止日期還有○天，你現在的速度可以嗎？」來加以管理。
清水：原來如此。如果上司用數字詢問，下屬也會被逼得必須用數字回答。
這樣的對話，能讓下屬沒辦法模糊焦點，這也算是一個優點。如果他曾經回答 50，那麼之後當然就得把數字加上去，而且也不能隨隨便便回覆：「進行得很順利！」
深澤：沒錯。因為要判斷工作進行得順不順利，並不是員工本人，而是主管等擔任管理職位的人。
清水：我當上課長已經一年了，不過當部屬向我報告工作進行得很順利時，我似乎還沒辦法做出適當回應。既然身為主管，應該要指導下屬才對。
深澤：將工作進度以百分比表現的人，工作一定有效率，而且加班也會減少。
但反過來看，如果一直把焦點放在工作了○小時這種問題上，這種人是沒辦法好好管理時間的。畢竟主管不只要管理自己的時間，也必須管理部屬的時間。
作者︰深澤真太郎
BM顧問株式會社負責人。專門培育擅長數字的商業人士。多摩大學經營情報學部講師。
公益財團法人日本數學檢定協會主辦「商業數學檢定」1級，成績是日本最高分。
從數學的補習班講師，一躍進入了完全不同領域的流行服飾界，並且以外資企業為中心，擔任過銷售、業務、市場開發、管理等職務以及各式經驗。在接觸各式商業活動的現場，發現算數的知識對商業有很大的幫助，因此決定向世界上的商業人士推廣「對工作真正有用的數字能力」。
到目前為止所指導的人數高達4000人，由於簡單易懂的說明以及親切的人格特性，博得各界好評，也經常出現於各大報紙雜誌等媒體。除了企業的研修活動之外，也同時在大學中，培養將來能夠以數學為武器的商業人才。
主要著作有《能在「工作中」使用的數字》、《數學女子智香要教你「在工作中使用數字，原來是這麼一回事」》、《數學女子智香要教你「如果這樣使用數字的話，工作就會更順利」》等。
出版：大是文化
書名：下指令用數字，凸槌部屬變到位：部屬常跟你說做不完、辦不到？把工作量化管理，再混的人都能精準到位
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