並不是非得用準備好的資料與客戶溝通，根據當時的情況隨機應變，雙方能夠順暢溝通才是我們的目的。準備好的資料有時候也可能完全派不上用場，為了避免類似的情形發生，絕不能疏忽溝通步驟。
chart 3 邏輯的三要素
證據、主張和證明，缺一不可
不知道大家有沒有聽過這麼一句玩笑話：「大家一起闖紅燈就不可怕」。這是大導演北野武組搞笑團體Two Beat 時，流行過的笑話。我們就用這個例子來想想邏輯的問題。
在這句玩笑話中，「交通號誌顯示紅燈」是事實，但就算是紅燈，仍主張「闖紅燈」，根據的就是「大家一起闖就不可怕」。將這個例子套用在chart 3 的邏輯步驟來看，「紅燈」這個事實是證據，無庸置疑地，「闖紅燈」就是主張，而支持這項主張的證明就是「大家一起闖就不可怕」。
「紅燈時不可以過馬路」是社會常識，我們從小就被這麼教導，「紅燈停，綠燈行」是交通規則。我們以chart 3 來看，證據是「紅燈」，主張是「不可以過馬路」，其證明就是交通規則「紅燈停」。
北野武的玩笑話有趣的地方就在於，證據明明顯示「紅燈」，但他的主張卻和社會常識背道而馳。同樣是「紅燈」，有常識的人會主張「不可以過馬路」，然而北野武卻主張「闖紅燈」。主張分歧的原因，就在於連結證據和主張的「證明」不同。作為證明的邏輯根據可以是「大家一起闖就不可怕」，也可以是「紅燈停」。
我想強調的是，同樣的證據，卻推論出不同的主張，就端看是用什麼樣的邏輯和道理作為證明。因此，在撰寫商業資料時，只有證據和主張還不夠，必須再加上證明。
要建立邏輯，證據、主張和證明，這三項要素缺一不可。
「為什麼」的解答就是證明
各位讀者都聽過「豐田生產方式」吧。在實施豐田生產方式的工作現場，只要碰到問題，就會重複問五次「為什麼」，先追究問題的原因，再決定改善方法。
各位在說明事情時是否也被問過「為什麼」呢？「為什麼」就相當於連結證據和主張的證明，在撰寫商業資料時，證明極為重要。
以文字來敘述chart 3 的邏輯步驟，就變成「事實是○○」（證據），「因此◇◇」（主張），「因為△△」（證明）。這就是邏輯的基本架構，各位在撰寫資料時，務必寫進證據、主張和證明這三項要素。
再回到剛才提到的玩笑話，聽到「大家一起闖紅燈就不可怕」，觀眾會開始想「為什麼」：「為什麼紅燈了還要闖過去呢？」像這樣讓對方感興趣的邏輯架構就非常棒。讓對方發問「為什麼」，繼續追問資料的內容，只要引起對方的興趣，就會有機會讓他更深入了解。
一份商業資料首先要，（1）提出主張，也就是我們想說服對方做出決定或採取行動的訊息；其次，（2）提出主張時要有所根據，包括事前蒐集並分析的事實、數據或案例等；最後，（3）以邏輯說明這些證據足以支持我們提出的主張，也就是證明。證據、主張和證明這三項要素必須清楚地呈現在一頁商業資料中。
讓資料一步步進化【產出步驟】
chart 4 資料產出的三個階段
「草稿」是資料製作高手的強力武器在一場簡報會議上，我在電腦製作的正式資料中夾雜了幾張手寫資料。為了生動地表現和客戶熱烈討論的過程，我把和客戶一邊討論，一邊在白板上記下的內容做成手寫資料。我向所有人說明，這些手寫資料就是企畫的「草案」，也就是草稿。
許多人都知道，撰寫資料並不是一開始就打開電腦敲敲打打，而是先寫草稿，再正式編輯。那些擅長資料製作的人，都是先寫下一大堆的草稿，覺得OK 了之後才開始正式編輯。因此，在正式編輯之前，寫草稿的過程可說是耗時又費力。
為什麼草稿如此重要呢？
因為草稿可以輕易地追加、修改。如果一開始就小心翼翼地撰寫正式資料，非但修改費工，心中不想改的念頭也會更加強烈。遇到必須修改的狀況時，就要盡快修正，草稿的的功用就在於此。
筆記和草稿都將連結至正式編輯
如chart 4 所示，資料製作高手在撰寫資料時，一定會經過筆記→草稿→編輯這三道程序。
「筆記」是將突發奇想的點子記在筆記本或行事曆上。在咖啡廳思考事情時，就隨手寫在杯墊背面；搭捷運時突然想到什麼，就記在行事曆上，這些都是筆記。
「草稿」就像前面例子中的草案。和客戶討論事情時，寫在白板上的關鍵字、重點、圖表等；或是在桌上攤開白紙，把腦中所有的想像都寫下來，這些都是草稿。要將筆記的點子結到正式編輯，草稿是不可或缺的步驟。
最後的步驟「編輯」，則是要交給客戶的資料。打開電腦，利用文書處理軟體、製圖軟體、影像編輯軟體等完成資料。
牢記筆記→草稿→編輯這三道程序，是成為資料製作高手的捷徑。
理解對方的想法和心理【溝通步驟】
chart 5 溝通就是建立共識和信賴關係
以心傳心
根據辭典《廣辭苑》記載，「以心傳心」意指「不需任何語言，彼此之間就能心意相通」。在溝通步驟，我將說明要如何與客戶（委託者、決策者）以心傳心。
耗時費力地完成了清楚易懂的視覺表現、毫無破綻的邏輯架構，自認為滿分的資料，但更重要的是，你要如何讓客戶接受這份資料，這就是溝通的目的。
如果客戶表示不感興趣，那麼所有的辛苦都將化為泡沫。所以說，視覺、邏輯、產出只是撰寫商業資料的基本要件，溝通才是最大的關卡，也是完成資料最重要的條件。
因此，在使用資料向客戶說明之前，能否與對方以心傳心，是溝通步驟所要達成的目標。說明資料之前的溝通，是完成商業資料最重要的步驟。一份好的商業資料，絕對不會輕忽溝通的重要性。
贏了資料，千萬別輸在溝通上
準備的資料完美無缺，客戶的反應卻出乎意料地冷淡，我想很多人都有過這種挫折吧。大約十五年前，我負責一家電信公司的案件，擔任專案經理。我仔細調查了電信業界法人市場的新商機，為客戶制定計畫。和主管確認過內容之後，在簡報會議的前幾天完成了資料，我自認為做到這樣應該沒什麼好挑剔了。
簡報當天，會場不見客戶公司主要決策者，也就是董事長的身影，只有負責的經理代表出席。
我們順利地完成簡報，客戶也沒有提出任何問題，簡報會議就結束了。但真正糟糕的是，其實早在簡報會議之前，客戶公司內部就已經決定取消這專案。
我和主管，以及團隊成員萬萬都沒想到會是這樣的結果。視覺表現和邏輯架構都堪稱滿分的資料，最後卻敗在溝通上。
從上述例子可知，一份成功的商業資料，溝通比任何事情都重要。
經過溝通的資料才有意義
所有的商業資料都必須經過溝通才有意義。甚至可以這麼說，各位所做的資料只是促進與客戶溝通的橋梁。
再舉一個例子，大約十年前，一家建設公司委託我們擬定提案書，希望藉由發展新事業，躋身業界前三大。根據客戶的委託和幾次深度的訪談之後，我們完成了提案書。就在拜訪客戶公司，準備進行簡報時，專案的主要決策者，業務部董事見到我們，才告訴我們這項新事業已經決定要進行了。
都要簡報了，才發現資料的內容和客戶的委託有落差。我們準備的提案書一眼就能看出沒有針對客戶的需求。各位碰到這種情況會怎麼做呢？索性收回提案書，重新做一份嗎？還是就用帶去的資料隨機應變呢？
當時我拿出準備好的提案書，但只說明了其中幾張堪用的資料，再口頭整理剛才業務部董事說明的內容，讓客戶知道我們完全明白他的意思。結果很幸運地，我們成功拿下了那次的委託案。
這個例子告訴我們，並不是非得用準備好的資料與客戶溝通，根據當時的情況隨機應變，雙方能夠順暢溝通才是我們的目的。準備好的資料有時候也可能完全派不上用場，為了避免類似的情形發生，絕不能疏忽溝通步驟。
掌握對方隨時變化的心理
時間是溝通的關鍵。無論是撰寫資料的人，還是做決策的人，大家過的時間都一樣，但是在意義上卻不相同。對撰寫資料的人而言，經過的時間是靜態的，然而，對決策者來說時間是動態的。
資料撰寫者花了很長的時間努力完成了一份無可挑剔的資料，當然不希望被要求修改。就資料撰寫者的心態來說，不希望對方的需求或狀況改變，所以時間是靜態的。
相對地，決策者的時間是動態的。就像前面提到電信公司的案例，公司內部取消原先的事業規畫或許是極端的案例，但是在競爭的商場上，狀況隨時都在改變。
掌握客戶的需求，即時修正路線；跟合作廠商交涉過後，再調整提案的細節內容；當收益計算方式改變了，也要重新審視獲利模式，這些改變都是家常便飯。希望事業成功，必須隨時修正計畫，而準備好的資料內容也需要不斷地修改。
在溝通步驟，我們必須隨著時間的流動，掌握客戶心理的變化。為了追求事業成功，決策者的需求是千變萬化的，在我們在撰寫資料的同時，客戶的要求也時刻都在改變。
如chart 5 所示，務必使用未完成的資料與客戶溝通，試探客戶的反應。透過不斷的溝通，雙方取得共識，這也是為了說服對方的準備工作。商業資料是資料撰寫者與委託人經過不斷的溝通，而產生的共同創作。
溝通決定了一份商業資料成功與否。為了不讓視覺、邏輯、產出的努力徒勞無功，請務必牢記溝通技巧。
〈本文選自全書 李幸臻 整理〉
作者：
森秀明
itte design group Inc.顧問公司社長兼CEO。
日本一橋大學經濟學系、慶應義塾大學研究所畢業。
曾任職於波士頓顧問集團（BCG）、博思艾倫諮詢公司（Booz Allen Hamilton）等外商顧問公司。支援企業經營者和事業負責人規畫策略，解決業務、組織方面的問題。
至今為止，負責超過100項、總計40億日圓的專案，經手過的商業資料至少有10萬頁。他從這些經驗發展出一套「資料製作藍圖」，推動顧問人才培育，並撰寫這本《外商顧問超強資料製作術》。
個人使命是：WE HELP COMPANIES CREATE THEIR FUTURE STORIES。
書名：外商顧問超強資料製作術：BCG╳麥肯錫的12種圖形架構，學會就能說服任何人！
出版：時報出版
目錄：
第1章──沒有計畫，不可盲目下筆
section 1 什麼是資料製作藍圖？
工作需要方針 │ 掌握4個步驟
section 2 【視覺步驟】決定資料的形式
商業資料只有12種形式 │ 從邏輯決定資料的形式
section 3 【邏輯步驟】提高資料的說服力
證據、主張和證明，缺一不可 │ 「為什麼」的解答就是證明
section 4 【產出步驟】讓資料一步步進化
「草稿」是資料製作高手的最佳武器 │ 筆記和草稿都將連結至正式編輯
section 5 【溝通步驟】理解對方的想法和心理
以心傳心 │ 贏了資料，別輸在溝通上 │ 經過溝通的資料才有意義 │ 掌握對方隨時變化的心理
第2章──視覺手法的背後，有邏輯做後盾（基礎篇）
section 6 視覺手法和邏輯是相互對應的
邏輯共有6種論法＋2種組合 │ 邏輯與視覺類型的對應圖
資料的視覺效果取決於邏輯，而非直覺
section 7 【一對一論法】基礎中的基礎：解讀事實，導出主張
一對一論法──從1個事實導出1個主張 │ 利用數據圖建立邏輯，提高說服力［視覺類型1］
畫數據圖的基本規則
section 8 【並列論法】以數個事實或案例進行說明
並列論法——用2個以上的事實提高說服力 │ 以不同例子提示共同訊息［視覺類型2］
觀察、分析數個事實後，說明結果［視覺類型2］
section 9 【結合論法】結合數個事實，產生訊息
結合論法──結合數個事實，推論出主張 │ 說明3個重點［視覺類型3］
以因式分解說明原因［視覺類型4］ │ 基本階層結構：金字塔原理［視覺類型5］
section 10 【連鎖論法】邏輯解說「風一刮，賣木桶的就發」的道理
連鎖論法──結合事實說故事 │ 表示工作或時間的順序［視覺類型6］
加入路線修改的循環［視覺類型7］
column 資料的基本版面設計絕不可動搖
第3章──視覺手法的背後，有邏輯做後盾（應用篇）
section 11 【結合論法×連鎖論法】偏好組織論的麥肯錫武器
麥肯錫的流程圖 │ 如何繪製業務流程圖［視覺類型8］
用1張紙繪製事業拓展計畫表［視覺類型8］
section 12 【對立論法】說明對立的見解A和見解B
對立論法──提示2個對立的見解 │ 比較2大對立軸［視覺類型9］
經營者和管理者大不相同［視覺類型9］
section 13 【比較論法】比較數個策略的最佳手法
比較論法──比較數個選項的好壞 │ 比較商業模式［視覺類型10］
用文氏圖比較顧客導向論、定位論和能力論［視覺類型11］
section 14 【對立論法×比較論法】擅長策略定位的BCG矩陣
BCG矩陣 │ 以創新矩陣分類產品［視覺類型12］
第4章──邏輯的強大說服力，是人類的最高智慧
section 15 證據、主張和證明，3者的關係密不可分
事實是○○，因此◇◇，因為△△ │ 探究邏輯的3個問句
獨一無二的證據與主張
section 16 忙碌的決策者只看主張
看資料的主張，就能看出故事 │ 亞馬遜的成功故事 │ 善用5W1H，把你的主張變故事
section 17 資料的整體和部分，都要有邏輯
資料的整體和部分 │ 報告總結就是資料的整合
column 邏輯思考是可以訓練的
第5章──完成資料有3階段：筆記→草稿→編輯
section 18 我的筆記、草稿、編輯例子
空閒時在咖啡廳做筆記 │ 隨手在紙上寫草稿 │ 電腦的正式編輯留待最後
section 19 決定要製作資料時，就先做好資料的雛形
先做好空白檔案 │ 一份資料15頁 │ 草稿要重寫幾次都不難
section 20 均衡分配溝通、思考和資料製作的時間
1週的時間分配 │ 正式編輯時，1頁資料只花30分鐘 │ 資訊量與思考量，將攸關成果
第6章──溝通，就是因應對方的變化
section 21 商場上，決策的品質與速度是關鍵
不確定的時代來臨了 │ 「試了再說」與「修正路線」 │ 決策者的需求時刻都在改變
section 22 資料製作的順序變了
過去的資料製作方式 │ 現今需要的資料製作術 │ 產出的優劣，取決於你輸入了什麼
section 23 解開對資料製作起點和終點的誤解
對起點的誤解 │ 對終點的誤解
section 24 好的溝通，和資料的頁數無關
即使只有1張資料，也能和客戶對談 │ 0資料的溝通技巧
反覆溝通，就能完成資料
column 創意，是將既有要素做新的組合
