工作久了，大家都參與過許多光怪陸離的會議，有的是主管滔滔不絕、與會者一片木然；有的是大家吵成一團，主管完全束手無策；有的是彼此雞同鴨講，誰也沒聽懂別人在說什麼；有的原來是論功行賞會議，卻失控成為鬥爭大會。
剛當上主管的你，雄心勃勃地主持會議，自認絕對不會重蹈前人覆轍，卻發現事情沒有想像中的簡單，突發狀況層出不窮，幾乎完全無法預測，心想，難道只能隨機應變，沒有達陣的規則可循嗎？
卡內基訓練針對開會，有一個完整的單元課程。首先，要當會議主席的主管必須在開會前，先確認開會的目的是什麼，是布達公司政策，還是徵詢意見作為決策參考，如果明明是布達會議，卻模稜兩可地說要徵詢大家意見，同仁受到鼓舞，大鳴大放，後來才發現公司決策早就拍板定案，會有受騙的感覺，下次真要召開徵詢會議，同仁會直覺認定：「反正又是狼來了！」再也不肯冒失發言。
以布達為目的會議沒什麼不好，是傳達公司重要政策的有效方法，但我們常看到，台上的人講得頭頭是道，口沫橫飛，台下的同仁似乎頻頻點頭稱是，主管自我感覺良好，以為大家都弄明白了，就等著動手推行，驗收成果了。
一個月後，主管開始詢問進度時，一位同仁很無辜地說：「真的要這樣嗎？」還有人說：「啊！ 我還在忙別的事情！」主管才發覺，之前自己那場動聽的演說，原來對同仁而言，只是耳邊風。
當然，部屬故意要給主管難堪不是不可能，但員工在開會時的參與感不足，主管事後又沒有緊迫盯人，應該才是關鍵原因。
藝術二：小技巧誘發下屬發表意見
不論是哪種會議，提高參與感都不能只是口頭說說，聰明的主管要發揮創意，事前沙盤推演，巧妙布局，誘發同仁發表意見的熱情。
我們有位學員，是光電公司的總經理，因廠內靜電過高，他召開會議想聽聽同仁有沒有較好的解決之道。第一次開會時，他把問題做了說明、提供相關的數據後，開始徵求意見，結果大家都執行靜默權，低著頭、避免跟主席有眼神接觸，讓他很不滿地說：「來的都是主管，對這麼重要的問題竟然都沒看法，都給我回去好好想一想，明天早上八點重新開會！」
散會後，為了避免明天還是冷場，他先和一位廠長約好，請他先講一個搞笑的方法，拋磚引玉一下。
這位廠長很配合，在隔天會議一開始就提出建議：「裝個避雷針好了！」大家哄堂大笑，氣氛就熱絡起來了，接著方法就一個一個丟了出來，不停地討論修正，就有效地找到解決問題的方法了。
我很喜歡一則童話故事─石頭湯，有個村子決定煮一鍋最美味的湯，村民們分別準備不同的食材，當鍋子裡的水滾了，大家應該忙不迭地投下食材才對啊，可是村民們面面相覷，遲疑著，誰都不想先出手，直到一個天真的小男孩投下一顆洗乾淨的、也是自己最喜歡的小石頭，大家才一面嘀咕：「石頭怎麼能煮湯呢！」一面放進自己準備的食材，終於煮成一鍋好喝的湯，讓大家共享。
村民們投下的紅蘿蔔、馬鈴薯、洋葱、番茄、牛肉等等，是讓湯變好喝的關鍵，但難道小男孩的小石頭沒有貢獻嗎？ 當然有。
主管主持會議時，如果能「布局」幾顆看似無用的小石頭，功效可說意外地好。
藝術三：不直言反對，說話前要先重複他人意見
氣氛炒熱了，接下來主管必須先對同仁約法三章，才能確保會議不失控，也省得無謂浪費時間。
首先，要求同仁，如果對別人發表的看法不贊同，不能直接發言反對，必須先重複述一次，確認沒有誤解對方的意思，然後再發表自己的不同觀點。
為什麼要堅持如此？ 因為人是情緒的動物，骨子裡都不願接受批評，情緒一起來，往往爭得面紅耳赤，卻彼此並不甚了解對方在說什麼，或者其實觀點差異不大，卻非得要駁倒別人不可，這種口水戰，對會議一點幫助也沒有。透過這套方法，可以幫助大家理性地溝通討論。
我們公司力行這套開會守則，久而久之就會出現以下的有趣情境。
A同仁：「這件案子可以如此做……」
B同仁：「這樣行不通的啦，我覺得……」
C同仁：「喂！ 說好不能直接反對的，你要先重複一次A的看法，確認沒有誤解才能發表你的意見！」
部屬習慣了這套模式，將會彼此監督、勸戒，主管就輕鬆多了。
藝術四：確實掌握開會時間
其次，要做好時間管理。
第一種方法，可規定每個人發言的時間上限，超過就喊卡，但必須先說清楚規則，主持會議時也不能有大小眼，把你認為沒重點的到點打斷，又放水讓表達能力強的超過時間，否則容易引起同仁怨懟：「瞧不起我嗎？ 上司私心真重！」
第二種方法，當討論離了題，太過天馬行空，主管就得吹哨子，把重點拉回來。哨子怎麼吹，也是門藝術，十％嚴格執行會大幅降低大家參與發言的意願。打個比方說，就像小時候我跟頑皮的同學在鐵軌上走路一樣，不可能走的快，因為空間的狹窄。所以鬆緊之間如何拿捏，新主管得好好練習。最好在同仁「犯規」時，讓他先稍微紓發一下，再用一個問題把議題引回正軌，這樣做照顧到會議的效率，也照顧到了同仁的自尊。
藝術五：主管要整合意見再作出決策 不可一意孤行
除了布達會議之外，開會的主要目的就是要做成決議，身為主管，決定的權力在你手中，整合歸納大家意見形成決策是你的重責大任，不能一意孤行、也不能被大家牽著鼻子走。
藝術六：讓提意見的下屬共享榮譽
其中一個相當重要的眉角是，決議的過程當中，你要讓所有參與的同仁都認為，這個主意是他想出來的，決策的一部份或大部份來自他的貢獻，如果同仁們有這樣的反應，你就是位相當成功的主管，給你個大大的讚！
