沒時間、不知從何下手、每份文件都很重要......各種理由讓上班族的辦公桌雜亂不堪。試試日本整理教主近藤麻理惠的怦然心動法，不但擁有清爽的辦公環境，工作效率也會大幅提升。
在日本，近藤麻理惠有個響亮的稱號：整理教主。除了居家環境，近藤也擅長「辦公室、辦公桌的整理術」。
近藤從小就嚮往當個新娘子，對做家事很有興趣，而且特別愛整理。從東京女子大學畢業，進入人力仲介公司擔任業務後，她依舊熱心協助別人整理，有時利用早上上班前的兩個小時，到客戶的公司協助社長整理辦公室，沒想到大受歡迎，一個介紹一個，最後辭去了人力仲介的工作，為個人和社長提供整理術的指導。
心動的感覺 取捨東西去留
不僅如此，她還把整理的心得寫成《怦然心動的人生整理魔法》一書，二○一○年底上市後，五周內銷售量就突破十萬冊，並成為一一年日本全國排名第六的暢銷書。續集《怦然心動的人生整理魔法二》去年底問世後，兩本合計的銷量目前為止已達到一六七萬冊，顯示物品雜亂真的是許多人的困擾。
的確，許多上班族的辦公桌往往就像被轟炸過一樣，常常花很多時間找東西，擾亂情緒也影響工作效率，因此很想知道如何改善。《今周刊》特別專訪這位整理教主，請她指點迷津。
根據近藤的經驗，企業人士收拾辦公桌時，最困擾的四件事是：不知道整理的方法、不知道從哪裡下手、沒時間，以及沒辦法勇敢丟掉文件。事實上不論家裡或辦公室，近藤都採取同樣的整理方法，就是要「一口氣、在短時間內、徹底做完。」如果是居家，整理的順序是衣服、書籍、文件、小東西、紀念品；辦公室裡省略衣服這個步驟，直接從書籍開始。
整理辦公桌時，和居家一樣，先把所有同質的東西集合起來，也就是把辦公室可能分散各處所有的書找出來堆在一起，再一本一本檢視，看是否需要留下來。整理的方法各有巧妙，近藤與眾不同的最大特色在於強調「怦然心動」，也就是手上拿著這樣物品，有心動的感覺。如果實在選不出來，不妨從中選出「最讓你心動的前三名」或「前十名」，用「比較法」就容易找到自己的最愛。
但是有些人會認為，對於書和文件，要「怦然心動」實在很難。於是近藤就換一種說法：「如果這本書會讓你賺錢，你才要留下它。」這麼一來，尤其是每天都要看數字報表的企業經營者，選擇的速度就會大幅加快！
整理文件時，近藤說：「基本上是以全部丟掉為前提。除非是有保管義務的文件或合約，否則全部丟掉！」小東西也是如此，例如文具，把所有文具擺出來，挑走自己真正需要的，其他全都丟掉。
以後可能用到 也全丟了吧
她舉例，「拿起一支原子筆，握著它時有心動的感覺，或覺得用這支筆寫字讓你心情大好，工作效率提升，進而有助於提升薪資，那麼就留下它。但我們的筆筒裡往往充斥著店家送的免費原子筆，除非這種筆也能讓你怦然心動，否則就丟了吧。」
此外，辦公室多半有公共區域，有些文具可以公用，不一定要放在自己的位子上。自己的桌上只要放電腦和電話，頂多加上必要的文具即可。
許多人丟不了資料的原因是：以後可能會用到，一旦丟掉，想用的時候就會很傷腦筋。根據近藤的說法是：這些東西絕對可以丟掉。最主要原因是，在選擇自己要留下什麼資料的同時，決策力會提高，結果會使業績變好。
她說：「丟掉這些資料的時候，你會設想：如果沒有這份資料，你會怎麼辦？如果你知道有這份資料，就會依賴它，但是因為沒有好好整理，結果花了很多時間在找這份資料上，最後可能還是找不到，虛耗了寶貴的時間。如果一開始就知道沒有保存這份資料，就會想別的辦法，例如打電話給相關人士，請他再提供一次資料。」
丟棄之前，確實地將資料掃描存檔也是一個方法，但是要注意，電腦內的檔案也要標示清楚，否則一樣找不到！
近藤強調正面思考，即時行動，立刻尋找新的解決方案，而不是在那裡煩惱，因為時間不知不覺中就一點一滴地流逝了。
至於沒時間的問題，近藤希望大家下定決心，撥出一次「一口氣徹底整理」的時間，最好是早上七點到九點、辦公室還沒什麼人的時候，因為整理的動作很大，可能干擾到別人。一旦整理好以後，每天其實不太花時間，東西也不會堆太多。而且整理前後的改變非常劇烈，多數人改變了以後，自然會養成隨手丟掉和整理的習慣。
近藤笑著說：「負責編我這個系列的編輯Ｔ先生，自己也是實踐者。他的辦公桌變得非常乾淨，而且兩年來不曾故態復萌，一直保持整齊乾淨。以前看不到辦公桌的桌面，現在每天一定會先把辦公桌擦乾淨，工作起來神清氣爽。」
曾有研究結果顯示，每個人平均一天要花三十分鐘找東西，甚至有人一天要花費兩小時！如果把找東西的時間用在工作上，效率一定更高，所以早點動手整理，就能早日迎接嶄新人生。
T先生辦公桌整理前（上）和整理後（下）有天壤之別。
近藤麻理惠
現職：整理諮詢顧問
經歷：人才仲介公司業務
學歷：東京女子大學
