身兼企管顧問、專欄作家等多項職務的彼得．布雷格曼，體會到「沒時間做完所有事」這個事實，他認為，惟有專心做好自己認為重要的事，才能看到人生的美好。
為了提升自己的工作效率，布雷格曼第一個想到的方法，也和多數人相同，到書店找有關時間管理的書來學習。但他廣泛閱讀後卻發現，市面上竟沒有任何一本書可以滿足他的需求。
「所有時間管理的書都受同一套迷思影響，就是：只要你夠努力，就可以完成所有事；如果你找到對的方法，如果你適當地分類事情，就可以完成所有事。」布雷格曼說：「這不是真的。因為有太多事要完成，而你不可能完成所有的事。」
在這種情況下，「我們必須有策略地選擇如何分配時間，但更重要的是，排列事情的輕重緩急，決定自己『不要』做什麼，才會有更多的時間與精神，投注在那些真正有意義的事情上。」
找到最重要的五件事
所謂的「關鍵十八分鐘」，指的是一天只要花十八分鐘，就能事半功倍。他每天早上花五分鐘，擬定當天的計畫；之後每一小時花一分鐘，檢視剛剛自己的表現；晚上再花五分鐘，自省一整天的生活。
計畫要怎麼訂？一年之計在於春，現在正是訂定計畫的良機。布雷格曼建議大家在一年之初，列下五件最想要完成的事，而這五件事就是往後每天生活的基礎，每天專心地把時間投入其中。
他的方式是在紙上畫下六個箱子，前五個箱子各裝一件重要的事，然後將所有難歸類又無法逃避的生活瑣事，統統掃進第六個箱子。至於目前他這五個箱子的內容，分別是服務現有客戶、開發未來的客戶、寫作及演講、與家人和朋友相處、做些有趣的事並照顧好自己。這些箱子占了生活中九五％的時間，最後一個箱子則是付帳單、買新印表機等其他雜事，只花五％的時間。
有時，計畫會趕不上變化，一旦出現任何新增的工作，布雷格曼會先思考這份工作應該被丟進哪個箱子裡。實行這方法幾天之後，他就發現，幾乎大部分的事情都會被放到第六個箱子。有了清楚的界線，他就能把時間花在對他最重要的五件事上，不再為了瑣事忙到焦頭爛額。
接下來，就是回頭看先前的時間是否過得有意義。檢討自己並不意味著自我打擊，重點是要檢視過去這一小時，以及過去的這一天，但不必鞭笞自己的過錯。「我從來不會對自己說，你一事無成」。那是另一種形式的浪費時間。「不要打擊自己，不要陷入自我否定，如果你犯了錯，承認它、注意它，下一個小時做出不一樣的選擇。」
檢討的標準也不必太嚴格。布雷格曼不認為凡事要追求完美，「與其空想完美，不如做些實際有用的事」。十八分鐘的意義在於讓你發現自己做不好的地方，「永遠不要浪費時間鑽牛角尖，想著自己為什麼失敗。」
許多人訂計畫卻總是無疾而終。遇到這種狀況，問題恐怕不是時間管理，而是出自內心。這時候不要質問自己為什麼半途而廢，而是問自己：是不是真心喜愛這件事？
如果答案是肯定的，請再度拿起行事曆，實際花時間去做，一個小時兩個小時，一周兩周，只要專注地投入時間，最終你會戰勝心底潛藏的不安，完成所有事。
「猶太教裡有個說法：每件事都是上天恩賜。你起床、睡覺、吃飯，甚至能自己上廁所，都值得感謝老天爺。因為有些人已經失去了獨自處理生活起居的能力，而我們還能健康生活。十八分鐘最好的一點就是，晚上當我一個人，回顧一整天的生活，想到那些美好的時刻，我真心感激。」十八分鐘的關鍵並不在於過有效率的生活，而是過一種值得回味的生活。
▲布雷格曼建議大家在年初列出五件最想完成的事，而這五件事就是往後每天生活的基礎，專心把時間投入其中。
把過程當作計畫目標
當我們設定一個目標，往往會為了完成最終目標，而忽略了其間最應該被注意的事。「舉例來說，一位原本一年業績只有個位數的業務員如果設定目標：今年要做到業績百萬美元。對他來說，要達到那樣的目標相當困難。設定了超出自己能力太多的目標，除了容易半途而廢外，許多研究也指出，太過強調成果，往往提高人們說謊作弊的機率。」
事實上，要達到同樣的目的，有另一個更好的方法，就是重視過程更甚於目標。這位業務員不要設定業績目標是百萬美元，而是改成「每天聯絡十位客戶」，相形之下，不僅難度較低，而且掌控權在自己手上。
又如親子關係，設定目標為「達到親密的親子關係」，與聚焦在過程的「每周花多少時間和孩子相處」並不一樣。如果只想著要和孩子有好的關係，可能導致父母亂買糖果給孩子或過分溺愛的行為，無力施行適當的管教。明明是費盡心思地經營親子關係，卻比不經營還糟。「不如把目標設定為每周多少時間陪小孩，心思專注在小孩身上就好，就像人生中其他的挑戰一樣，如此一來，達到目標的機會會高出許多。」
當我們越洋專訪布雷格曼時，在他回答的間隙，常可以聽到他的喘氣聲。他笑著說：「我正在度假。我一邊接受訪問，一邊爬山。我知道這通電話一定得完成。但我想，與其待在房間裡等電話，我不如戴上耳機，穿上雪靴，一邊爬山一邊和你們說話。」與其懊惱度假仍被打擾，或延後工作，不如積極思考讓工作與志趣結合，絲毫不浪費時間。陪家人共同享受山頂美景的同時，也完成了工作，正是時間管理的最高境界。
彼得．布雷格曼（Peter Bregman）
現職：布雷格曼公司執行長、專欄作家
經歷：合益集團、Accenture等公司企管顧問
學歷：哥倫比亞大學企管碩士
