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美妝總裁陳敏慧 寫出數字的弦外之音

美妝總裁陳敏慧 寫出數字的弦外之音

燕珍宜

職場

攝影/吳東岳

814期

2012-07-26 14:10

一路從小祕書、廣告小業務,做到全球第一大化妝品公司萊雅集團的台灣區首位台籍女總裁,而且又是在重視績效的外商公司,陳敏慧可說是展現高效率、高品質工作的最佳代言人。

在競爭激烈的美妝產業裡,她一個人就要掌管包括蘭蔻(LancOme)、植村秀(Shu Uemura)、Kiehl's、Armani、L'Oreal Paris等十四個重要美妝保養品牌,旗下員工上千人,每年更要肩負數十億元業績的重擔。面對如此巨大的業績與管理壓力,陳敏慧的兩本獨門筆記是-規畫筆記與數字筆記。

「我很愛做規畫,」陳敏慧回憶求學的時候,「別人考試前一天都是在熬夜,我反而提早睡覺,因為我認為要用最好的精神去考試。」

從小考試都是第一名,每一科怎麼念、何時念完,都會做好規畫的陳敏慧解釋,「我最不喜歡surprise(突發狀況),更不喜歡unprepared(沒有準備)。」陳敏慧表示,自己擁有一顆「規畫腦」。

 

活用規畫腦 提前擬定行程進度不卡關


不過工作難免有變數,如何控制這些外在變數?陳敏慧說,工作要準時完成,就要提早做規畫,盡早把工作丟出去給相關部門。她說:「工作的最大壓力之一常來自時間,大部分人往往為了時間,而犧牲工作的品質。」

不喜歡同事帶給她surprise的陳敏慧,也不喜歡帶給員工surprise。「我很不喜歡突然下指令,或臨時給工作,我都會給相關單位比較充裕的時間。」喜歡用「規畫腦」做事的陳敏慧,甚至連需要助理加班時,都會提早一個禮拜告知。

陳敏慧固定會規畫好兩個月的行程,同時有紙本與數位的筆記,考量打字效率,陳敏慧選擇有鍵盤的黑莓機,作為行動數位筆記本。

重效率的陳敏慧,仍不放棄記紙本筆記的習慣。她解釋:「動手寫筆記最重要的是,它有感情在裡面,會帶你回到當初的場景,譬如看到某一段,我就回想起當時大家的討論卡住了,吵了老半天……。」

一個月就用掉一本筆記本的陳敏慧,是筆記的重度使用者,她現在選用最大開本的筆記本,省得常常換。有一次,陳敏慧到巴黎開會,「開了十天會,我就記了半本筆記本,」她說,「如果開了十天會,連一個字的筆記都沒有,就空手回來,不是很可惜嗎?」

做筆記除了幫助思考、釐清問題外,她認為很重要的筆記是「數字筆記」。被員工封為「數字女王」的陳敏慧,沒有受過數學專業訓練,卻能讀出數字的弦外之音。

陳敏慧指著桌上的大筆記冊說:「這本財務數字是我們的Bible(聖經),我每天都要翻好幾次。」她解釋,每次開會或討論時,只要出現數字,她就會特別專注,不但記下來,還會背起來,不斷去思考、研究數字背後所代表的市場意涵。

 

數字會說話 從中解讀市場面與策略面


「數字絕對不是冰冷的,它與生命的連結度很強,數字背後有很多故事。」陳敏慧舉例,數字就是激勵員工的好方法。一個簡單的業績目標數字,要訂得有點難度又不是完全不可能,員工若達到了,覺得非常有成就感,就會不斷進步。

「數字還可以幫助擬定很好的策略,」陳敏慧說明,比如蘭蔻業績很不錯,但是仔細分析它的數字,會發現抗老產品與其他競爭者比較,還有很大的成長空間。「透過數字,我就可以擬定策略,如何把『抗老』做大。」

萊雅財務控管協理吳麗雪表示,「我們受過數字訓練的,就只是了解數字的技術面,但是Amy總裁(陳敏慧)卻能夠看到市場面與策略面。」

管理十四個品牌、上千員工,一天工作十二小時的陳敏慧,竟絲毫不露疲態,依然一副優雅、從容的姿態,萊雅人力資源總經理郭秀君開玩笑表示,「我們甚至問她,你是不是晚上偷吃人參啊?」陳敏慧總是精神奕奕的祕訣,就在於她活用筆記,讓她的職場及人生都展現高效率。

 

筆記
 

陳敏慧
出生:1964年
現職:台灣萊雅總裁
經歷:台灣寶僑品牌經營及管理、奧美廣告業務開發與管理
學歷:台大外文系、美國國際管理學校MBA

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