不當「窮忙族」用早起掙得工作主導權

晚上八點，車子剛離開煩囂的台北市信義區，沿著快速道路緩緩駛入木柵，資誠聯合會計師事務所執行長張明輝，這才感受到夏夜裡的一絲涼爽！趁著到家前，他打起精神在腦內飛快轉過一輪今天發生的大小事情，同時整理出明天的待辦事項與工作順序。

下班，對別人來說是一天的結束，恨不得早早將腦袋關機。但五十二歲的張明輝每天下班時，必定在回家的路上花上半小時，不只為今日事做整理，還順便勾勒出隔天的工作概況，等於為即將發生的事情提前暖身。所以對他來說，下班，其實是一天的開始！

「資誠」名列國內四大會計師事務所之一，上班時間是比一般公司早的「上午八點半」，而全公司最早來的，往往是有早起習慣的所長薛明玲與執行長張明輝。例如張明輝就風雨無阻，每天都早半小時、八點就到公司。
 

有效率！以表格分類待辦事項緩急

張明輝每天到公司的第一件事，就是先看國內兩份主要的財經報紙。「看報紙要有方法，我半小時就能看完報紙，而且做完分類！」張明輝說，報紙上的訊息分為三個層次：第一種看過標題就好；第二種是需要讀完整篇報導，了解來龍去脈的；第三種則最重要，不只要讀完報導，還得請祕書剪報，分發給相關人員進行研究。例如二○一三年就要正式上路、影響金融業界甚巨的ＩＦＲＳ（國際會計準則），就屬於第三種。

看完報紙，張明輝會將前一晚整理好的待辦事項，逐一填入自創的表單當中，並依照「緊急、不緊急」、「重要、不重要」的原則，來設定優先順序。

這些Ａ４大小、記載得密密麻麻的工作表單，仔細一看會發現其實只簡單區分為三欄，分別是以英文填寫的「issues」（待辦事項）、「deadline」（到期日）與「remarks」（備註意見）。「備註意見」這欄主要是標明負責人與事件進度，一旦處理完就整列畫掉。

「以表單來管理工作，是我從『法櫃奇兵』系列電影中學來的！」張明輝笑說，男主角印地安納．瓊斯的爸爸說他從來不用腦袋記東西，因為所有事情都鉅細靡遺記載在隨身冊子中。

自從三十多歲從電影中得到啟發以來，張明輝一直保有這個以自製表單來管理工作的習慣，近年還衍生為兩份工作表單，一份是張明輝的個人工作行程，另一份則交由祕書管理公司交辦事項。

雖然一天至少須開三個會、上班時間被會議瓜分，但講求效率如張明輝，連會議安排都藏有時間管理的邏輯。早上的時間通常保留給公司內部開工作會議，這時開的會叫作「宣導型會議」，主要是會商一些已有具體執行方向的工作事項，這種會議往往是凝聚共識、不需要太多討論，所以可在一個小時內結束。

另一種會議，則是需要大量腦力激盪的「開放型會議」。張明輝說這種不超過六個人的會議，經常從天馬行空的討論開始，所以開會時間要夠長。他會把這種會議安排在工作告一段落的傍晚時間，或者乾脆選在氣氛輕鬆的周六上午。
 

有紀律！開車險出車禍讓他決心早起

除了以上述方法盡可能地管理上班時間，張明輝為了避免一天從忙亂開始，還寧願當起早鳥一族，早晨六點半以前一定起床。但他不是天生就起得早的人，也曾因貪睡而讓上班節奏大亂。

他是在三十五歲之後，才學會以「早起」來管理上班時間。當時他剛出掌中壢分所，但因住在台北，每天須駕車奔波於中壢與台北之間，加上那時只有中山高，堵車堵得嚴重，一趟車程往往要一個半至兩小時。

「剛開始我常常開車開到『天黑』，覺得怎麼愈開眼前愈黑，原來是太累了，差點開到睡著啦！」張明輝說當時八點半上班，想說七點從台北出發就可以，但因遇上交通尖峰期，別說趕不及上班時間，還差點發生車禍。一陣子的疲於奔命之後，他發現癥結就在不夠早起，因此決定提早到六點起床、六點半出門，沒想到一切節奏就順了起來。

「現代人經常忙而亂，也就愈忙愈窮！其實可以透過時間管理來讓自己從容一點！」張明輝說，他每天一起床就轉開收音機，一邊聽新聞，一邊盥洗、著裝，然後帶著狗在社區公園中跑一圈，還有時間吃完早餐才出門。

早起，對張明輝而言是管理工作時間的第一步，因為有效率，一天至少可以省下兩小時的工作時間，一個月下來就多掙得了四十小時。他說，要養成「早起」這個習慣不難，「紀律」二字而已。

每天清晨，張明輝總是帶著愛犬在社區內散 步；周末則多了瑜伽運動（左頁圖）。

（攝影／林煒凱）

張明輝
出生：1959年
現職：資誠聯合會計師事務所執行長
經歷：全國會計師公會理事、中原大學會計系兼任講師
學歷：美國德州大學奧斯汀分校會計碩士

早鳥時間管理法

1.早半小時到公司。

2.報紙新聞分三類閱讀。

3.自創表單管理一天行程、會議分類。