工作時間越長，做的工作越多？盯著員工，才能掌握工作進度？小室淑惠累積超過600家公司的諮詢能量顛覆傳統思惟，告訴大家，即使讓員工六點準時下班，也能把工作迅速準確地完成。
改變團隊的時候，必須以大家都了解的客觀事實為基礎，第一步就是管理者與員工必須共同掌握團隊的現狀。
我首先會推薦「晨間郵件」。作法很簡單，只要規定每位員工透過電子郵件把當天的預定行程寄給管理者，並且讓團隊的所有成員共享資訊。管理者也要把自己的預定行程傳給所有員工，就這麼簡單。
書寫「晨間郵件」時，有四個注意事項：時間以十五分鐘為一單位、工作與估計時間要一併考慮、不要期待靠加班完成工作，要訂定一個可以在上班時間完成工作的時間表，以及訂出各項工作的優先順序。
每天兩郵件 掌握員工工作狀況
前一天就要先想好隔天須進行的工作。這樣當天上午只要把估計時間填好寄出去就可以了。在還沒習慣之前，有時候光是一封晨間郵件就要耗費數十分鐘，但習慣之後，大約五分鐘就可以完成這項工作。
收到員工傳來的「晨間郵件」後，管理者要確認估計的時間與工作安排的優先順序。藉此就能夠明白員工是否正確了解工作的內容。
例如，員工在晨間郵件中寫著「製作企畫書三小時」。如果管理者要求的是草案的話，就可以指示「不用花到三個小時，花一個小時歸納整理，先傳大綱給我看就好。」如果可以留到隔日再做的工作被列為優先處理，也可以指示員工調整工作順序。
「晨間郵件」是報告預定的工作安排，而「傍晚郵件」則是報告實際的工作情況。具體來說，每一位員工在結束一天的工作之前，必須針對「晨間郵件」的內容工作追加以下三項資料，然後寄給管理者。
三項資料是估計時間與實際花費時間的差距、思考做得好與做得不好的部分，以及隔天的預定事項。
管理者確認「傍晚郵件」並且提出建議，然後寄回給員工。
這時，就算員工沒有完成「晨間郵件」裡的預定工作，管理者也絕對不能不分青紅皂白地斥責員工。反而需要優先找出員工的優點與做得好的地方，並且給予稱讚。
接著，再針對沒有按照預定計畫完成的部分，請員工自己思考「為什麼這項工作會超出時間？」聽聽看員工的回答，再給予「下次應該可以這樣做」的建議。
在傍晚郵件中的「反省的部分與做得好的部分」，必須要求員工把重點放在「得到誰的支援」。這麼做的話，員工就會意識到自己不是獨自一個人完成工作。管理者也可以知道表面上看不到的「支援他人的員工」的存在。
靠郵件往返 掌握工作執行進度
「晨間郵件」與「傍晚郵件」其實是我在待產時想出來的方法。
當時我的公司即將成立，該做的事堆積如山，而我又因為即將生產而住院，在醫院裡很擔心工作是否順利進行。但是，醫院裡又不能使用電話，於是，我便要求員工利用郵件把一天的預定工作與實際的完成狀況傳給我。
早上員工傳郵件來，報告今天打算要進行哪些工作。接著，我會再依照個別狀況加上短評「這樣很好」，或是「這樣的優先順序好像不對？」之後，再寄回給員工。
到了下班時間，員工會傳來這樣的郵件：「您今天辛苦了，我現在要回去了。今天完成了Ａ工作，Ｂ工作的完成期限已經延後了，所以明天再做。」
在這樣的郵件往返之中，我突然驚覺「咦？感覺比在辦公室裡的時候還清楚員工的工作狀況。」
在辦公室的時候，我總是不停地盯著員工在做些什麼，好藉此把握工作進度。然後，部下在我面前工作時，也會忍不住說：「你應該這樣做啦。」如此一來，原本依照自己步調工作的部下不僅被我搞得焦慮不安，同時自己的工作量也增加許多。
(本文摘自第二部，陶曉嫚整理)
6點全部下班！打造黃金團隊的祕密武器
作者︰小室淑惠
1975年生於東京，曾服務於資生堂公司，2006年成立工作與生活均衡發展顧問公司，協助過600多家公司進行內部改革。現任日本內閣府「工作與生活均衡發展促進評量部」委員，著有《獲得成果又能準時下班的時間管理術》等書。
譯者：陳美瑛
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