哈佛商業評論教你講出一堂吸睛的簡報

2013-07-30 13:49

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作者：CHLOE HSU

在哈佛商業評論（Harvard Business Review，HBR）中，有一系列專文關於如何做出具有吸引力的簡報，由幫美國前副總統高爾操刀《不願面對的真相》（An Inconvenient Truth》的 Nancy Duarte 撰寫。工欲善其事，必先利其器，你的簡報是否每一頁都能在3秒內讓觀眾一目瞭然，就決定了這份報告對觀眾的吸引力！

簡單化
想像你正在開車，而簡報的每一頁就像高速公路旁飛逝的告示牌。你只會花一秒看一眼告示牌，將上面的資訊記在腦海，繼續專心開車。簡報的功用就如同這些告示牌一般，觀眾應該花較少時間消化你的簡報，多數時間專心聽你的演說。

研究顯示，人們的注意力會被多餘的資訊分散，因此不是簡報上的資訊越多，報告的成果就越好。相反地，要增加簡報的內容當要有好的理由：觀眾有必要看到簡報上每一頁都有公司商標，提醒他們你所屬的公司嗎？文字上的藍標又代表甚麼？

如果不重要，就拿掉。同理也可應用在文字上，盡量簡短好讀。字型大小要連最後一排觀眾都能看得仔細。

同時，讓簡報的風格一致也十分重要。至多使用兩種字型，行文使用相同的顏色如黑色（補充重點色不超過三種）。照片或插畫的風格差異度不應太大。

先來看看以下這兩種簡報的差異
Before

圖片來源：Harvard Business Review（以下未另外註明者均同）

After

Before版像是提詞稿。很少觀眾能一邊聽講者的演說，一邊完整消化上面所提供的訊息。

相較之下，After 的版本只列出幾個重點，並結合流線型的圖示一格格放上重點，表達講者的意思，強化了訊息傳達的功能，讓觀眾一目了然。（before 版可設定為只有自己能看的講稿)

其實簡報的編排過程就像設計師看待自己的作品一樣，你可以運用並結合很多素材，但如何呈現才能被觀眾理解？以下介紹五種編排簡報可以用到的設計方式。

1.視線
透過編排，你可以讓觀眾的視線停留在簡報上你想強調的要點。例如以下這個圖，先可以看到結實纍纍的葡萄，再來會被吸引到大標題上。最後是他的敘述。你完全能預測並帶領觀眾解釋這張圖所要表達的意涵。

2.對比
我們的視線會自動停留在顯眼的事物上，觀眾的注意力會更集中。因此可以嘗試調整簡報上元素的大小、顏色、形狀等等。如以下這個圖，講者試圖用橫切面比較在土壤和皮膚底下的微生物活性。模糊的背景能襯托出更清晰的黑白插圖。

3. 留白
我們很習慣在投影片加入大量的元素，藉此使其看起來內容豐富，反而造成眼睛更疲累、找不到重點的反效果。事實上適度的留白，讓素材之間各自有段空間，能讓你想強調的重點更為突出。

圖片來源：HBR

4.層次
利用字型大小、次序等編排投影片，會讓觀眾更了解你的首要跟次要重點為何。這時常可以運用在你想強調的驚人數據上，例如「公司的粉絲團每個月增加至少3成」，就可以先將數據獨立放大，下面再補充說明數據的意義。

5. 一致性
要讓簡報看起來專業、讀起來更舒適，整份投影片就要看起來出自同一作者之手。藉由調整字型大小、顏色、圖片大小及擺置等等，讓整份投影片具有一致性，專業度也因此上升。

投影片的開頭、中間、結尾
投影片製作軟體往往內建許多豐富誘人的元素設計；但明確簡單的視覺效果，才能準確傳遞你的訊息。當然在工具的背後，有好的說故事技巧更能相得益彰。Nancy Duarte 相信簡報的功能不只是說明，而是進一步得到觀眾迴響，並有所改變。

想像下午兩點，正陷入昏昏欲睡的情緒中，你卻還要聽公司這期的財務報表。報表做得很精緻，圖表也一目瞭然，可惜你的情緒就是無法融入。結束後多了一堆目標跟代辦事項，只好逼自己焦頭爛額的開始安排，完全喪失剛進公司的那份動力。

你希望你的同事們，聽完你的簡報後有這樣的心情嗎?

在聽過無數商務簡報後，Nancy Duarte 整理出一個可重複套用的演講流程。先告訴聽眾現狀（what is），接者告訴他們可能的方法與途徑（what could be）；最後，點出途徑可能遇到的困難及問題。以下是過程的示意圖：

簡單分成三部分：開始、中間、結尾。一開始的時候，要敘述聽眾（例如你的同事）已知的事實，讓他們忍不住的點頭贊同。建立起講者與聽者之間的連結後，說服他們接受你接下來要提出的意見會更為容易。這部分就是 what is。

接者拋出可能導致的後果，就是 what chould be。也許觀眾並不一定能夠接受，但起碼他們開始思考你說的話了。例如:

開頭
What is：目前我們都知道，第三季的財務目標並未達成。主因是因為我們人手不足，而且大家的目標都太分散了。

What could be：假設我們能帶來新的重要客戶，是不是就能改善情況？我相信我們可以的!
一旦你帶起整體現狀和可能途徑，連接的部分便能讓聽眾思考。

中間
一旦挑起了觀眾的情緒，了解現在的難處，便要保持聽眾的情緒，強調 What is 和 What could be 中間的落差。例如：
What is：我們Q3的現狀與當初的目標有15%的落差。
What could be：Q4達成的目標一定要足以支付我們的獎金才行!
What is：我們目前的名冊有６個新客戶。
What could be：其中兩位有希望為我們創造比目前最佳的客戶更高的營收額。
What is：因應新客戶需求，將需要更多的製造業資源。
What could be：我們會請到德國的專家過來支援。
當你來回在這兩者之間說明，更能夠提振聽者情緒。

結尾
這樣激昂的過程，你當然不希望以一連串「代辦事項」作結。更重要的是激勵你的聽眾或同事有所作為。一個技巧是敘述事成之後的好處（new bliss）。例如：

Call to action：雖然會增加我們的工作量，但我們都希望能準時無誤的將產品交到新客戶手上吧！

New bliss：我知道經過上一季後，大家已經疲倦了。但仔細想想，這是拉拔我們部門業績的好機會。努力達成新Ｑ４目標之後，之後的營收額目標就能輕鬆達成了。還有額外的獎金和假期在等著我們！

一份好的簡報，除了工具使用得當，讓人一目了然以外，好的說故事技巧，更能成功激昂聽者的情緒，達到你簡報的真正目的。演講的關鍵在於人，講者如何闡釋，聽者如何理解，仰賴彼此之間是否有達成共通的理解。

資料來源：Harvard Business Review