非營利組織目標遠大,但往往受限於人力和資源,難以擴大發展。叡揚資訊協助中華民國癌關懷協會應用數位工具,提升自動化能力,就像有了二十四小時待命的工讀生,既節省人力,也為病患關懷創造更大價值。
距離臺北榮總步行約十分鐘的路程,中華民國骨肉癌關懷協會兩層樓高的據點,仿如一處溫馨的小窩。
保留一樓作為辦公空間,走上二樓視線豁然開朗,一整面的格子窗景引進戶外綠意,中島吧台、開放式廚房、健身車、按摩椅、書籍等設施一應俱全。除了提供病患諮詢、經驗交流、舉辦醫師培訓等活動,這裡也是病患北上就醫、復診時的短暫住所,讓病患及家屬在候診空檔可以有個喘息的空間。
骨肉癌病例少,家屬主動發起成立關懷組織
「骨肉癌的病患人數很少,而且好發於國小到高中時期,不管是對家庭或病患學習都有很大影響。」臺北榮總骨骼肌肉腫瘤治療暨研究中心主任、中華民國骨肉癌關懷協會理事長吳博貴指出,骨肉癌病例每年約80到120人,相較於其他癌症,可以獲取的醫療、關懷等資訊較少,經常被誤判為生長痛或運動傷害,甚至因為錯誤的治療方式而導致病情惡化。
中華民國骨肉癌關懷協會創始人謙爸(陳木義)及亭君媽(葉玉姬),有感於在病房所受到的醫護及家屬間的關懷,希望能協助病人與家屬度過治療前後的徬徨不安,於是號召理念相同的家庭及愛心人士,由謙爸擔任總發起人,歷經年餘的公文往返,「中華民國骨肉癌關懷協會」於2010年底正式成立。
「很多人在得到癌症之後,第一件事是先上網搜尋,看前人的治療經驗如何,同時必須找到值得信任與專業的醫師。」可是骨肉癌的病例少,吳博貴除了架設網站撰寫衛教文章,讓病患及家屬了解後續的治療方式,也經常和謙爸到各國中小、高中進行衛教,希望能培養學生正確的醫療知識,避免延誤就醫。
投入數位轉型,流程自動化提升工作價值
然而,非營利組織人力有限,無法每年都到校宣導。「我們開始做一些轉型,與教育局單位合作,製作卡通影片或漫畫,希望做一次工就能持續發揮效益。」另一方面,隨著病患人數逐年增加,吳博貴也希望能利用數位工具改善工作流程。中華民國骨肉癌關懷協會在叡揚資訊協助下,導入流程自動化機器人與聊天機器人,讓協會人員得以從繁瑣的資料處理中解放,有更多的時間可以關懷病人及家屬。
中華民國骨肉癌關懷協會理事長吳博貴表示,醫師做事習慣快狠準,叡揚資訊的技術顧問思考邏輯清晰,能清楚掌握需求,提出最有效的解決方案。
吳博貴解釋,骨肉癌治療要先經過兩個半月的化療,才能進行手術,而術後還有長達十個月的化療、復健,醫師往往會建議家長先讓孩子休學一年。「對小朋友來說,一開始可能會哭,可是過了一、兩週就習慣了,反而是父母承受比較大的壓力。」除了安撫父母,避免陷入自責的情緒,透過「學長、學弟」的經驗傳承,可讓他們了解治療這一年將經歷的事務,以及如何照顧孩子。有了成功的治療案例在前,病患家長對醫院也會更有信心。
治療前後的繁瑣程序,則由協會人員協助串接。過去要為每位病患設置一個資料夾,利用Google行事曆管理門診、檢查預約,一旦有行程產生異動,就得手動更新。可是在建置叡揚資訊流程自動化機器人之後,不管是患者資料建檔、門診時間安排、客製化衛教表單,全部都轉為自動化管理。在叡揚資訊技術顧問指導下,協會人員也學會如何運用流程自動化機器人來建立新的工作流程,後續新增工作事項或調整作業流程都很便利。
「這一年來,病人的各項申請或檢查,基本上是百分之百沒有遺漏;節省的人力時間,用來設計、舉辦病人關懷等公益活動,也較以往增加了兩、三倍。」吳博貴滿意地說。
叡揚資訊系統直屬事業處處長何玉雲(圖左)指出,藉由導入數位轉型,非營利組織可簡化現有行政流程,將人力釋放出來,投注聚焦於核心業務的推展。
落實ESG,貢獻資訊科技專長為社會服務
叡揚資訊系統直屬事業處處長何玉雲指出,非營利組織有遠大良善的目標,但往往受限於人力和資源,難以擴大發展。如果能提早投入數位轉型,透過自動化工具協助處理減輕工作量,可使人員專注在最核心的業務上。「叡揚長期致力於協助企業數位轉型,我們發揮資訊科技的專業,協助中華民國骨肉癌關懷協會進行數位化,善盡社會責任,回饋社會。」
現在協會每年舉辦兩次醫師培訓,配合住院醫師的訓練,讓每位醫師在成為主治醫師之前,可以充分了解骨肉癌的治療方式。「如果每個鄉鎮都有一、兩位醫師能做骨檢,就能避免誤診或錯誤治療,一些比較簡單的腫癌也可以就近治療。」
對於未來發展,吳博貴還有很多想法,而數位工具就像一把鑰匙,開啟了通往廣闊世界的大門。
叡揚資訊資訊服務事業群系統工程師夏宇農:病患資訊建檔、客製化手術說明書、病患「健康證書」等製作,利用流程自動化機器人工具的特性,可撰寫出SOP規則,就像有個24小時工作不會喊累的工讀生,幫助醫師和助理從繁瑣的事務中解放,有更多能量可以服務病患,創造更大價值。
叡揚資訊資訊服務事業群產品顧問呂德龍:當初協會提出需求,希望透過對話式聊天機器人提供服務。考量到協會並無部署IT人員,後續的平台、主機維護可能無法即時支援,評估後決定運用免費的雲端資源進行技術串接,利用最少的成本達到目的,並透過技術移轉協助協會人員學習日後的使用及維護,落實科技賦能。