面對激烈的市場競爭，從事工業油製造及銷售的海陸家赫股份有限公司，一方面朝循環經濟邁進，另一方面藉由導入數位工具加速營運流程，打造學習型組織，為百年傳承奠基。
二代接班，往往是企業轉型的契機，海陸家赫就是一個典型的例子
「老企業要有一些新元素注入，才能在市場上有新的競爭力。」2015年海陸家赫總經理曾煥龍接班，提升數位能力成為營運新主軸，「油品產業相對競爭，最後比的是競爭力和速度，還有服務能力和整合能力。」當持續改善達到極致，必須應用數位工具來加速整個營運流程。
隨著數位化導入，海陸家赫從產品技術、營運流程到組織文化，進行全面轉型。石化業因為ESG趨勢備受關注，海陸家赫除了優化產品製程，也著重減廢。曾煥龍現已整合合法清運處理商與廢潤滑油回收廠商，接下來打算申請回收處理廠，提供客戶從製造到廢油處理的一站式服務，朝循環經濟發展。
海陸家赫品保人員對於油品的製程優化，並針對品質嚴格把關。
在企業營運方面，海陸家赫從2016年陸續導入客戶關係管理系統，在油桶上加裝感測器，連結公司系統提供用量預警通知，提醒客戶預先下單。將所有產品功能及服務整合在同一介面，提供客戶更好的購物體驗。
「我們生產、行銷的數位能力已經滿強了，現在要解決是，整個流程從接到訂單到貨物的資訊流動。」曾煥龍指出，在不同部門間有許多情報需要溝通，這幾年海陸家赫致力於讓情報傳遞更快速並產生紀錄。
組織行為先改變，「小目標，小贏」
在數位轉型的過程中，很多企業都以為，只要系統導入就會有成果，卻忽略了轉型的前提是，組織行為要先改變。為了讓組織行為可以慢慢做出改變，海陸家赫團隊透過重新梳理流程，思考如何讓大家的行為產生改變。另一方面，面對數位工具應用對組織所帶來的文化衝擊，曾煥龍說：「抗力一定會有。」海陸家赫內部有個口訣：「小目標，小贏」，先從示範單位導入，有了成果之後再擴散到其他部門，慢慢建構一個更快速反應的核心系統。
總經理特助范斯閔則以叡揚Vital BizForm智慧表單導入為例，財務單位是使用內部文件最多的部門，還有許多帳款需要簽核，「如果由財務先開始使用肯定最有感，還可以提供量化數據去跟同仁去說明，導入後可以節省多少時間或紙張。」這幾年，團隊面臨的大多數問題是，「同事不知道為什麼要導入？或者為什麼要使用這樣的工具？」然而，透過小範圍測試及持續溝通，從早期電話訂購延續到客戶的使用場景，海陸家赫逐步導入數位化工具持續改善，現在已成為一種企業文化。
海陸家赫攜手叡揚Vital雲端服務加速營運流程，因應市場與時俱進！海陸家赫總經理曾煥龍(中)、特助范斯閔(右一)、人資專員盧晏臻(右二)、財務專員吳嘉鈴(左一)與叡揚資訊 業務處長賴俊仁(左二)合影。
Vital雲端服務定期改版敏捷更新，記名追蹤更便利
目前海陸家赫應用Vital BizForm設計多種線上表單，包括招募需求、教育訓練紀錄、費用支出申請、會議紀錄、用印申請、合約報價單簽核，以及外部客戶滿意度的問卷調查。財務專員吳嘉鈴表示，Vital BizForm導入後，透過系統很快就能找到所需文件，不必再翻找大量紙本資料，而且簽核也可追溯流程和紀錄，節省不少反覆確認的時間。之前如果遇到總經理出差，簽核至少需要5到7個工作天，但現在即使人在國外也能線上簽核，不但縮短了作業流程，也大幅減少紙張使用約70%。
此外，叡揚還會定期改版或新增功能，例如簽核成功發送通知，讓負責同仁即時掌握進度；或是記名問卷調查，可以同時選擇Email、手機兩階段驗證身份才能填寫，並可從後台追蹤回覆狀況、檢視調查結果的數據比例，都讓使用上更加便利。
打造學習型組織，導入知識管理系統
「我們公司裡已經有一個共識，未來要發展成學習型組織，讓新進員工可以自我學習，不需要每次都由資深員工來帶領。」曾煥龍認為，藉由導入叡揚資訊的Vital Knowledge協同知識管理系統，海陸家赫得以將員工的知識與經驗完善的留存在公司裡，當新進員工或其他單位需要學習時，就可以直接在知識管理系統裡尋找。
知識文件資料檢索快速，流程縮短至3分鐘
人資專員盧晏臻進一步說明關於知識文件的分享，由於Vital Knowledge可依照部門或職務層級控管權限，因此依據公司組織架構繪製知識管理地圖，並給予各部門及知識類型不同的編碼，讓大家明確知道哪些資料屬於共用文件，哪些資料要放在自己所屬部門裡，日後透過編碼搜尋也更容易。在檢索資料方面，以往業務在外查詢油品資料，必須打電話給助理，再由助理向相關主管索取，過程至少要花費30-40分鐘。可是在導入Vital Knowledge後，業務只要透過手機就能登入頁面查詢，只需3分鐘就能找到檔案，而且相較於過去用LINE傳送檔案，現在有系統記錄檔案使用歷程，資安更有保障。
盧晏臻也提到，以往外部訓練的課程講義很容易遺失，現在同時利用Vital Knowledge管理講義及Vital BizForm填寫心得及滿意度的問卷調查，人資部門可藉此建立學習地圖及講師名單，也方便對議題感興趣的人學習。「有些和自己職務不相關的內容，比如外語，在看到其他同仁學習之後，他反而也會自己點進去學習，發揮了知識擴散的作用。」
因應市場與時俱進，開創新商機
企業營運持續改善永無止境，但如果硬要說出一個終極目標，曾煥龍認為是「與時俱進」，因應市場環境的改變並提升競爭力，為海陸家赫傳承百年打下根基。「我們應該算是台灣第一個完整串連上下游的企業，每個商業模式的設計，都來自於客戶的痛點，我們相信這個商業模式一定會成功，目前亞洲也還沒有出現相同的商業模式。」
疫情加速企業數位轉型，但仍有許多中小企業還沒開始行動，曾煥龍提醒，「企業如果無法跟上迭代轉型的腳步，未來很可能會被淘汰。」現在必須全面評估，數位工具如何為公司帶來更多價值？「叡揚資訊提供不同類型雲端服務，涵蓋公司營運流程的不同項目，是很適合中小企業的選擇。」
海陸家赫股份有限公司：https://www.hai-lu-oil.com/zh-TW
叡揚資訊Vital雲端服務：https://www.gsscloud.com/tw/
海陸家赫自行生產製造的Will系列工業潤滑油
海陸家赫同時也是日本MORESCO松村石油的台灣獨家總代理商。
