緊急三級三天啟動全員居家上班！貿協用經驗呼喊中小企業轉型刻不容緩

「Work from Anywhere！」

「數位轉型，我們在2017年就開始了。」外貿協會董事長黃志芳受訪時指出，近期各單位積極回應防疫舉措，而貿協在政府宣布三級防疫警戒的三天內，就完成全員居家辦公，加入居家辦公近一個月已辦理28場的拓銷、採購洽談活動，服務28國724家次買主與1090家次我商合作 ，滿意度超過九成！貿協早已在組織數位轉型的佈局上推動有果，讓上千人、14個業務單位、5個國內辦事處的大型組織，在短時間內無痛完成工作場域的轉換。「位居輔導企業的角色不能光說不練，順應防疫上班措施，我們不只WFH，我們更做到 Work from Anywhere！」

外貿協會董事長黃志芳認為轉型是必要過程，並定調要走向「數位科技新貿協」。

轉型必然 定調走向「數位科技新貿協」

黃志芳董事長認為，數位科技不斷地改變每個人的生活與商業交易的模式，創新成為企業最重要的靈魂，不能創新的企業早晚會被淘汰。每家公司都應該是科技公司，都應該思考如何運用數位科技發展創新的產業或市場策略，才能在搶占先機。「貿協已將88%的公文線上化，現在我們都用手機就能批閱大部分的公文了！貿協運用數位科技，今年辦理超過200項OMO活動，在導入無紙化作業之後，以往一年要用掉10,000包的影印紙，現在已經減少四成的用紙量。」這只是轉型成果的一小部分，貿協在2017年起在微軟等商業策略夥伴的陪伴下，從啟動各式「數位轉型動腦會議」開始。「數位容易轉型難，轉型的關鍵在於企業文化，同仁的思維若沒有轉型，工具再好都徒具形式。貿協必須要轉換、我們要像一間科技公司，微軟公司是科技業當中，數位轉型最成功的企業，在啟動轉型之初，我們就決定向他們取經。我們的目標是從組織的內部轉型，走向新商模的轉型。」

內部溝通採納Workplace，有如Facebook，同仁可隨時將業務照片、影片及工作心得上傳分享。會內成立的數十個社團也都有各自的次平台，同溫層隨時可抱團取暖，形成開放的文化。業務溝通則採Microsoft的Teams作為平台，舉凡視訊會議、協作、電子郵件、聊天互動等，都可快速溝通。此外，也打造請購、採購、洽訂會議室、請假等便利同仁的行政服務平台，讓煩人的行政作業簡易操作及處理，貫穿各業務單位的業務中台也在建置中。貿協以打造「通天的巴別塔」為策略，讓上帝認同現今數位溝通的重要性。

超前部署 讓孤島相連協作溝通

對貿協而言，轉型談何容易，服務中小企業相關入口網站及組織內部作業系統高達80多個。業務橫跨國內外展覽、企業輔導，組織內外的溝通十分龐雜。時常發生同為貿協的多個單位，同時跟國外同一個單位聯繫洽詢，也顯示貿協在過去有嚴重的「資訊孤島」問題。「在經過許多動腦會議後，貿協的數位轉型會先解決組織內部的溝通與協作的問題。「貿協導入Hybrid Workplace混合工作模式，就啟動與微軟公司的合作計劃，過去這麼多人的通訊工具不一，內部的溝通很混亂且耗能。還記得在2020年全球疫情爆發時，貿協透過部署Microsoft 365與Teams，快速在數周內串連國內本部16個單位、5個辦事處及64個駐外單位，幫助對內與對外做到高效的聯繫與協作，並且快速啟動分流上班與異地辦公的演練，那時我們開始嚐到數位轉型努力後的成果，在國內的法人單位中，我們算是超前部署的一群，我也跟同仁說道，數位轉型若是成功，客戶也會無所不在。」

架構貿協的「One TAITRA Platform」

串連溝通與協作後，貿協的80多個入口網站將匯集在「One TAITRA Platform」的架構計劃中，將行銷、業務、客戶關係等龐大數據串聯，並完善發揮數據分析與洞察，當組織內部的資料孤島不復存在，貿協才真的轉向成為數據驅動決策的「數位科技新貿協」。微軟營運長陳慧蓉指出：「貿協的單一平台整合了Microsoft 365、Azure、 Power Platform，以及Dynamics 365這些雲端解決方案。整合貿協多個網站與系統串接在微軟服務的架構上，建立數據中台，並發展成以客戶為中心的360度全方位洞察服務，同時透過微軟高規格的資安防護，保護貿協的重要資料。貿協是第一個導入如此完整架構的公協會，更以客戶中心導向設定組織的資訊布局策略，是台灣許多企業在轉型過程中可以參照的轉型案例。」

微軟營運長陳慧蓉認為擁抱混合辦公新常態，並驅動數據決策的營運模式，是疫情下企業建立韌性的兩大關鍵。

歷時兩年多，深入協助貿協轉型的微軟MSP（Managed Service Provider）合作夥伴自由系統總經理俞伯翰更分享：「過去許多企業在數位化過程當中，購買了許多軟體系統，然而近年轉型浪潮升起，當企業需要做內部整合到時，卻遇到不知從何下手的問題。在One TAITRA Platform的架構下，貿協必須整合內部異質系統，同時間兼顧資訊安全的防護，而這樣的龐大工程，往往需要內部IT與外部專業團隊的共同協作，才能夠達成。自由系統團隊在過去幾年先後協助貿協導入Microsoft 365等微軟的雲端平台，實踐混合辦公模式，更逐步串接內部系統與智慧化商務應用程式，以及資安防護強化，最後我們一起成功讓『數位科技新貿協』不再只是願景，而就是現在。」

微軟「利他DNA」驅動轉型

數位轉型文化面即關鍵，貿協從Top-Down的轉型策略開始，黃志芳董事長先把時間花在與組織內各主管的的溝通上，「我們從許多案例都能看得出來，轉型就是考驗組織領導階層的『決心』是否足夠？許多溝通不只要即時，還要熱情，不能什麼事情都是『先來個公文再說』主管沒有轉型決心，我們什麼都推動不了。然而我們不只學習微軟公司的轉型工具，也同時在跟微軟的『利他』協作文化學習，主管若沒有利他精神在其中，我們也就無從推動任何轉型工作。」

中小企業的賦能者

2020年剛過完50歲生日的貿協，絲毫未見其組織疲態，更在領導人的果決倡議、與主管階層的轉型決心下，讓貿協擠身創新組織之列，成立FB、Line、IG、LinkedIn等社群媒體，也打造Podcast經貿航海王頻道名列非營利排名第一，更成立數位攝影棚，近期更將成立專屬雲端頻道，大力擁抱社群媒體，成為業界之網紅，為業界發聲，為台灣形象行銷。貿協輔導149萬家中小企業，擔任數位科技的領航者及創新模式的推動者，透過「One TAITRA Platform」幫助貿協成為中小企業的Enabler（賦能者）。「今年初我們也成立貿協的『創新業務中心』持續發展新商模與新商機，更打造創新數位攝影與頻道，希望能夠將台灣企業打造成『網紅』透過線上直播、線上展覽，以及影片行銷將台灣企業行銷到全世界！」

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