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如果實踐就能成功,你做到多少?

如果實踐就能成功,你做到多少?

時間管理,是一門看似簡單卻又深奧的學問,它沒有太多技巧,也沒有太華麗的包裝,只有深思和實踐。

 
工作數年後,常常聽到別人說「工作越來越多了,每天都好累」或是「每天都有開不完的會,自己坐在位子前的時間就只有一點點。」
 
漸漸地,有人開始思考,這樣的生活是自己想要的嗎?
 
樂觀的人想,工作多代表自己的實力被肯定,每天雖然很忙,依然樂此不疲;悲觀的人想,事情都快把身體壓垮了,在沒有適當排泄壓力的情況下,慢慢喪失開始工作的熱忱,凡事提不起勁,最後甚至走向離職之路。
 
也許以上的論述並非相當客觀,還有許多外在因素的影響,但這個現象說明一件事──時間管理已成為知識工作者最重要的課題,如何兼顧生活品質,才能在職場上走得更長更久。
 
之前有機會聽了一堂「時間管理」的課,講師是幸福行動家張永錫先生,他曾在多家知名企業演講,分享時間管理的工具及方法,並希望用具體行動,幫助更多人掌握時間、實現夢想。當時,他提出一個很重要的觀念「考慮周詳、做得越好」。換句話說,時間管理就是事前做好規劃,找出最重要的事,並專注地完成,再利用空餘時間完成瑣碎事項。
 
因此,他提出了一個概念:排程、行動和檢視。
 
排程這個階段,原則是「找出最重要的事情、列出瑣碎行動清單」,如果能夠先完成最困難的事,相信接下來也沒有能難倒自己的事。這個動作相信許多人都非常清楚,在還沒有智慧型手機的年代,商業人士或許會隨身準備筆記本,規劃好每一天的行程,並且列出開會時間及待辦事項。現在科技更進步了,隨時可以連上雲端行事曆,或是使用手機內建的小工具。
 
這些都能夠幫助隨時記下該完成的事情,如果還有一些時間,盡量將這些「任務」分門別類,將性質相同的一起執行。例如:要去外面採買,就一併買回所有的東西,順便去郵局寄一封信之類。不要出去一趟後才又想到還有一件事沒做,如此豈不浪費了一些寶貴時間。
 
接下來是行動,最高原則就是「把寫下的事完成」。這裡張永錫先生提到了蕃茄工作法,此法為1992年Francesco Cirillo所發明,最大的特點是減少時間焦慮、提高專注力、減少中斷。
 
步驟一:選擇一個要完成的事情
步驟二:設定蕃茄計時器25分鐘
步驟三:工作到鍾響在清單登記
步驟四:做一個五分鐘的短休息
步驟五:重複四個蕃茄中後做長休息15分鐘
 
這裡要強調一點,會休息的人比會工作的人還有效率。網路上有提供許多工具,幫助達成此目標,使用iPhone的人可以搜尋Phocus,使用電腦可以裝Egg timer,Android可以下載Pomodroido,這些都相當方便,如果有興趣也可以在網路上搜尋相關文章。
 
最後一個是檢視,就像曾子所言:「吾日三省吾身」每天檢視自己的成果,並且記錄下成功的事情。成功不一定要很大,花一小時陪父母聊天也可以是一種,這代表你付出時間做一件有意義的事,定義操之在己,但是只要有想過,就會發現每天其實過得很充實。而日積月累後,都會是很珍貴的資產。這本「成功日記」不必太長,只要花兩分鐘的時間,寫下幾行字即可。
 
如此一來,因為這本成功日記,每天都將正面積極度過。
 
時間管理,是一門看似簡單卻又深奧的學問,它沒有太多技巧,也沒有太華麗的包裝,只有深思和實踐。這個遊戲規則很簡單,但通常做到的人不多,也許是外在誘惑,也許是現實因素。唯有紀律和堅持,才能實現這個目標,就像演講當天,講師問說:「看到星星時請舉手,此時就會有一顆糖果。」很多人可能不喜歡吃糖果,但如果舉手就有Ipad,誰不想舉手呢?
 
所以如果實踐就能成功,你會想去做嗎?
 
即使不能真正走向職場生涯的高峰,但至少也掌握了生活的步調,學習從工作及生活中取得平衡,無疑也是一個人生的成功。
 
用幾句話總結:
 
• 有效管理者不是從他們的任務開始,而是從掌握時間開始。
• 減少非生產性的工作,把自由可運用的時間,集中成連續性的時段。 
• 清楚自己時間用在什麼地方。

深思,你將會比別人更好…

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