你寫下的完整待辦清單，是長長一大串，還是短短數則？
有次我問某個客戶怎麼追蹤所有任務時，他回答：「啊！我都記在腦子裡，有的是記在紙上，到處都有啊。對了，還有一些在電子郵件信箱裡。大概就是這樣吧。」
我問他是否使用工具來記錄所有任務，他又答說：「當然啊！我們有專業管理工具」。
的確，那套專業管理工具包含了所有不同階段和每個細部的相關任務。但我覺得它看起來還是有點抽象且模糊，所以就挑了其中一個最小的分類，叫「行動」的項目，問他完成這個分項要花多久的時間，他說大約一到兩個月。
這個回答讓我問了下一個問題，我問他對於下一步要做的任務有什麼看法，並且他是如何記住每個專案所要做的事，例如必須發送電郵、打電話給誰或先對哪些事務進行總結之類的。他的確是有一套很明確的計畫，知道專案中的每個任務必須採取哪些步驟，知道一切會朝向哪個方向，可是這整套計畫彷彿是凌空設置而沒有連接在地上。
你可以把它想像成一個距離地面幾公尺高的逃生梯，你如果站在地上想要爬上去，沒有最基礎的輔助設備也是望梯興嘆。也就是說，雖然專業步驟明確定義了，但它仍然可望而不可及。
你寫下的完整待辦清單，是長長一大串，還是短短數則？
有些人的清單很短，因為他們一整天只有幾件事要做，但這些事情可能都要持續好幾天才做得完。
事實上，規模較大的任務通常包含著許多小任務，比方說某個專案，其中牽涉到要跟許多人溝通，他們可能都是你的客戶；或是被指派許多任務需要完成，許多問題需要解決，許多狀況需要關注和觀察等等。
如果最後是份簡短的清單，而每項任務只是含糊的指示，那這份清單實際上沒有什麼幫助。你會發現自己就是一直不停地工作、工作、工作，做得要死卻不能劃掉清單上的任何一項。你要持續不斷地查看電郵、發送電郵、狂打電話、找人開會、被找去開會、一直寫一直寫，又要做報告、又要自己設計，到最後才能勉強從清單上把一件任務劃掉。
事實上這種簡短的清單，比較像是把你負責的各種任務和提案彙整成一份摘要總覽。這種摘要總覽當然有它的價值，但是它不能取代你實際用來做事的待辦清單。
把任務和專案彙整成摘要總覽
□ 先決定這份摘要總覽如何呈現。下列是幾個常見的方式：
• 純文字的清單
• 以電子表格呈現，各個專案可以細分子項
• 某些數位工具提供的心智圖（mind-map）
• 釘在辦公室隔間的板子上
• 與他人共用的數位看板
• 在你選定的待辦清單工具上另外做一份獨立列表
□ 檢查待辦清單，把所有一天做不完的任務挑出來做成摘要總覽。
□ 添加其他跟你有關的大型任務和專案。現在不必判斷這些專案有多重要或者與業務關係的深淺，而是找出需要連續好幾個步驟才能完成的事項，加入摘要總覽表。
□ 逐一檢視摘要總覽表，為列表中的每個項目，擬定具體執行步驟，包括你要做的每件事，和等待他人完成的配合事項，這些步驟如果還沒加入的話，也都要加入待辦清單。
不遺漏，向前進
現在你要是已經做好摘要總覽表，也擬好當前各專案要做的下一步驟，就可以確保不會忘記或遺漏要事，現在每件事至少都能向前邁進一步了。
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