職場如江湖,難免身不由己,得要面對自己不樂意或預期外的任務,例如在已安排旅行的週末被要求加班,或是被指派自己無法負荷的工作量。當這樣的情況發生,有些人為了讓主管留下好印象而勉為其難答應。然而根據過去的資料顯示,犧牲個人休息時間往往導致較差的工作表現,工作固然重要,但適時的放鬆不僅能激發靈感,更能提升工作效率。
文/SmartM/許博涵
向老闆說「不」從不是件容易的事,管理顧問公司 Thrivatize 創辦人兼執行長 Suz O’Donnell 提出四個不傷情面的拒絕主管方法,創造溝通雙贏局面。
技巧1:先表達認同再說明個人立場
當主管提出增加工作量、延後下班時間等要求時,比起直接拒絕,更好的溝通方式是先認同主管的需求再表明個人立場。
例如可以向主管說:「我知道這份工作很重要,但我今晚已和客戶有約,不方便留下來,請問這份工作最晚何時要完成?」這樣的答覆向主管傳遞出「自己已接到命令並準備執行」的訊息,使他了解自己並非刻意拒絕。
另外,詢問完成期限可判斷工作的急迫性,在不影響自己原本計畫的前提下,提出新的時間規畫以達到目標。
技巧2:只答應自己有把握的部分
職場上也常遇到主管臨時交付任務,雖然任務本身可能很有趣,但因為個人工作安排等限制而無法全心投入其中。
面對這樣的情況,可以考慮向主管說:「我對這個計畫非常有興趣,然而目前我已將所有的時間與心力投入在XXX專案中,所以無法全部參與。不過我有自信可以完成當中資料分析的部分,希望我能以這樣的方式參與計畫的運行。」
事先說明立場,僅承諾自己有把握的部分,多數主管也不會特別為難。部分性的參與也能使個人工作量不致落入天天加班的窘境。
技巧3:重新定義要求,提出替代方案
拒絕主管的請求時,重新定義問題並提出替代方案也是一個很好的方式。回覆主管時可以分成三個部分,首先重述主管的要求,承認這份工作的重要性。接著描述個人的實際情況,表明自己無法順利完成的原因。最後提出替代方案,自己可以隔周提早來上班完成,或是會主動尋找其他可以幫忙的同事。
不要因為無法完成而道歉,既然現實條件如此,努力找尋可能的解決方式,讓主管了解自己有解決問題的能力才是最重要的。
技巧4:主動邀請合作夥伴一同完成
人力資源顧問公司 21Oak 的老闆 Jill Santopietro Panall 認為,當上司要求下屬完成任務時,最主要想看到「承擔責任」的態度。因此接獲工作指令時,不一定要自己一個人埋頭苦幹,而是可以回覆主管:「沒問題!如果XX部門的同事在明天早上能給我相關的資料,那麼我便可在時限內完成。」
提出完成任務的所需條件,並合理要求同事和自己一同分擔,不僅展現出自己對於工作縝密的規劃,同時減低個人的負擔。
不過也請記得在事後給予同事一些回饋,特別是自己因為休假而需要他人幫忙時,買一杯咖啡或是紀念品都是表達感謝之意的好方法,也順道維護了彼此的關係!
原文連結:https://www.smartlinkin.com.tw/article/3245
延伸閱讀:新書搶先看》主管朝令夕改,得語帶威脅制止