隨著世界快速變遷,現代上班族已經不一定要被綁在辦公室裡。
如今的行動工作者(Mobile Workforce)可能邊吃晚餐邊回覆電郵、在飛機上打報告、在汽車內連線視訊會議。愈來愈多勞工偏好彈性工作時程,而非朝九晚五的上班時間,研究也指出,上班時間彈性的勞工比傳統上班族更快樂。
然而,行動勞力也讓人資面臨法律上的挑戰,哈芬登郵報(Huffington Post)特別整理出以下四個潛在風險。優秀的人資團隊必須制定適當政策,才能提高公司的行動效率、生產力與安全。
1、在汽車裡工作的法律問題
許多上班族以公務信箱回覆業務相關訊息,或在汽車中直接連線視訊會議。在理想狀態下,員工利用免持聽筒進行通話,並避免在行車時傳訊息。然而,免持聽筒仍可能讓車主分心。若員工在邊開車邊洽公時發生事故,即便使用免持聽筒,企業可能都得負連帶責任。
隨著車商開始在車上安裝Microsoft Office 365與聲控郵件等辦公功能,員工行車時因公務導致分心的事件恐怕只會愈來愈常見。為因應風險,人資團隊有必要制定嚴格策略,禁止員工使用智慧型手機或語音助理進行開車或導航以外的任務。
2、行動網絡的潛在資安威脅
許多企業要求員工在上班時禁用公共社群平台,以保護資訊,不過人總是健忘的,也有偷懶的時候。此外,資安威脅並非僅存在於虛擬世界。若員工在公共空間辦公,資安威脅可說是無處不在。即便是偶然經過身後的陌生人或搭乘同班機的乘客,都可能瞥見螢幕上的機密資訊。在飯店大廳進行的視訊會議,可能被競爭企業的員工聽到。
時常到處旅行或在辦公室外工作的員工,必須透過加密通道上網,並善用防窺濾鏡等工具防止他人窺伺自己的筆電、平板或智慧手機。除此之外,企業也必須透過強而有力的政策與教育訓練,讓員工明白自身在維護資安上扮演的角色,以因應威脅。
3、自攜設備的法遵問題
現在愈來愈多公司流行讓員工自攜設備(BYOD),既能節省成本,也讓員工做事更方便。然而。人資及資訊科技(IT)部門也必須制定BYOD相關政策,例如追蹤軟體活動、要求BYOD設備安裝防毒軟體等規定,以及防止機密資料外流的措施。
此外,用於工作的設備有必要設定密碼或指紋等解鎖技術,並必須能從遠端監控,或在裝置遭竊時清除內部資料。
4、彈性班表難追蹤工時與加班
現在的上班族能透過雲端網站取得資料、用智慧手機收發郵件,卻也常在無形中「變相加班」。法律對加班費有明文規定,因此,雇主若想避免相關爭議,就必須制定明確政策。人資團隊最好勸主管不要在下班後傳郵件給員工,不然員工可能會有「被迫回信」心理壓力。
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