生產力關乎人們的工作效率,想要提升自己的生產力,可以注意三個面向:時間、空間和思維模式。網路公司Harmon.ie的產品策略副總經理David Lavenda針對這三個面向提出了不同改善工作效率的作法,提升自己的生產力,就從日常做起。
一、時間
許多人都有拖延症,又習慣同時做許多件事情,也因此管理自己的時間成為一項難題。在時間面向中,最常見降低生產力的禍首就是突然冒出來,但並不重要的待辦事項,它不但會分散人們的注意力,還會打亂原有計畫,導致時間管理紊亂。根據加州大學資訊科學家Gloria Mark的研究,解決這些中途打斷人們的瑣碎事務平均需要花費26分鐘,Lavenda整理出了兩個改善時間管理的作法:
.通勤時間確認今日待辦事項
無論是搭大眾運輸或是自行開車,都可以利用通勤時間來思考自己今天的待辦事項。將今天從早到晚預計完成的任務思考一遍,如此一來,在進辦公室後就可即刻開始工作。
.安排規律的休息時間
當拖延症找上門,很有可能是因為你感到疲累了,也因此為自己安排一個規律的休息時間,在工作一段時間後休息十分鐘,能夠重新整理自己的思緒,恢復原有生產力。
二、空間
空間意味著工作環境,它可能不是影響生產力的首要因素,卻不可否認改善它能夠提升工作生產力。除了將自己的位置佈置成不易干擾自己卻又舒適的模樣,現代人的工作環境也被科技所圍繞,因此對於空間面向,Lavenda認為整理App會是提升生產力的關鍵。
.整合App並關掉通知
不只是生活,在工作上我們也使用太多App了,社群媒體、Email、通訊軟體或供公司內部工作使用的軟體⋯⋯,將相同功用的App整合在相同的位置,在工作時就不會被四散各處的App同時干擾,而可以更有條理的完成工作。同時,也別讓App通知打斷工作時的思緒,將通知關掉,並自行訂定查看它們的時間。
三、思維模式
面對不同問題時,要學會轉換自己的思考位置和方式,而不是固守自己的一套思維模式。舉例來說,隨著每個人的性格不同,就能夠找出和不同人最適合的溝通方式,對方十分內向的話,就避免打電話。針對思維模式,Lavenda提出以下兩種提升生產力的方式:
.拆解大問題
面臨一個龐大的問題時,我們時常會感覺這超過我們的負荷,也因此不想要承接這個任務。但換個方式思考,大問題也可以被拆解成一個個小問題,逐一解決它們就能夠降低這種壓力,善用科技並不害羞於求助於人,就能夠將大問題變成小問題。
.利用清單確認工作
當手上工作太過繁雜,或在時間限制內須完成任務,清單能夠協助人們確認自己的工作現況。將這些工作一項項列在清單上,並註明預期完成期限、工作內容及進度,能夠重整自己的思緒,讓生產力再次提升。
延伸閱讀