文/周強
如果你正打算年底要離職，你會期待收到主管的慰留信嗎？又或者，你是一位主管，你的得力部屬提出辭呈，你要如何慰留呢？
多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞在閱讀的部分，多半是與職場生態有關、性質較「制式」的文章，像是徵才廣告、求職信、備忘錄、會議紀錄、公司內部公文、新聞報導等。雖然辦公室是處理公事的地方，但有感情的「人」是職場裡最主要的元素，在職場往來的文件裡，若是摻入了一些「軟性」的感情因素，就會令人印象深刻。
以下這篇文章，是一名某部門主管，寫給一位提出辭呈女部屬的一封便條信。即使女部屬要辭職，主管在信中第一句話，還是以符合職場禮儀的方式，對她致上感謝：
I wanted to write you a note to thank you.
（我寫這張便條來感謝妳。）
第二句隨即道出這封便條信（note）的主題：
I am sorry that you felt disappointed that your work responsibilities were
not what you expected.
他說：「妳對工作職責非預期而失望，我很遺撼。」很明顯的，這位女部屬是失望而且不快樂的！為什麼？因為她的工作內容或職掌，不是她當初心中期望的樣子。表示「失望」，用“disappointed”是個非常合適的字，後面常接介係詞at / with / in，再接上名詞，或是用that接子句來表達對「某一件事情」感到失望。
值得一提的，是這句主題句在英文商業寫作中擺放的位置。英文寫作與中文寫作很大的不同點之一是：英文每一段的第一句或第二句，就是這段的主題句（theme），然後主題句後面的句子，都會支持與延續主題句的論點，往下續做線性發展。但中文較為不同，許多中文作家喜歡迂迴取勢、旁敲側擊，文章最後才來「畫龍點睛」的講出重點。許多台灣同學受這種中文寫作方法的影響，到美國讀書時寫出的報告，常叫美國教授看得一頭霧水，因為教授們不知道文章段落的重點在哪！
這篇文章的段落主題句非常明確，第一段的一、二句：感謝與遺憾她的失望。第二段的主題句也是第一句，他說：「雖然我們處理的工作，不像你喜歡的那樣富有變化，但請想一想自9月以來妳我所完成的事項。」這句很有感情的話，是用連接詞“although”（雖然）連接兩個子句而成：
→ Although the tasks we handled were not as varied as you would have liked, just think about what you and I have accomplished since September.
句中的“varied”（有變化的）是多益測驗的常用字，因為它是動詞“vary”的過去分詞當作形容詞用，而“vary”和副詞“very”（非常）僅一個字母之差，因此很受出題者青睞，以測試同學分辨兩字的能力。動詞“vary”的意思是「變化、改變、不同」；它的形容詞與名詞在測驗中也很常見，分別是“various”與“variety”，尤其名詞“a variety of⋯”指「各式各樣的」。
例句：
Our marketing team tried to vary the strategy.
（我們的行銷團隊試著改變策略。）
These products vary in price.
（這些產品價格不一。）
This toy store has a variety of toys.
（這家玩具店有各種不同的玩具。）
“vary”有一個非學不可的同義字是“diversify”，它的形容詞與名詞分別是“diverse”與“diversity”，也是多益測驗的常用字。欲求多益測驗高分的同學，這兩個字不可錯過！
接著這句主題句的，是一句職場英文裡較罕見、長達36字的長句。很多人都怕看到長句子，但其實只要句構的觀念清楚，句子的長度不是問題。這位主管只不過是用了這句長句，列出3件他們自9月以來所共同完成的事；簡單來說，這3件事是：
1.organized the annual small business conference（籌辦小企業年會）
2.updated the association's Web site（更新協會網站）
3.answered scores of inquires from business owners who needed advice（為需要建議的企業主回答許多問題）
若你能看出這3個重點，那看懂這36字的長句應是易如反掌，因為它不過就是用了「A, B, and C」的句型：
→We organized the annual small business conference, updated the association's Web site, and answered scores of inquires, many in great detail, from business owners who needed advice on a range of topics: loan, benefits, licensing, etc.
他說道：「我們籌辦小企業年會、更新協會網站、非常詳細地為需要建議的企業主回答許多問題，問題範圍涵蓋借貸、福利、發照等。」其中的“many in great detail”只是插入語，表示「許多問題上，非常詳細地」。
第三段的主題句也是第一句，他說：「我覺得這一年對我們而言，是收穫豐富的。」
→I feel the year has been very productive for both of us.
順著英文寫作的線性發展，這位主管在這一段文字中，美言這位女部屬的優點。其中有「樂意為對方提供推薦」的句子，卻是職場英文中的絕佳好句，同學應該學起來，並加以運用。話說在歐美國家，申請學校或找工作時，學校或公司經常會要求，申請人能提出第三方（師長或前主管）的推薦函（recommendation letter）。這位信中的主管沒等這位女部屬開口，主動地說：「如果你未來的工作需要推薦，歡迎來找我。」
→Please feel free to call upon me for a recommendation if you require one for future employment.
“feel free”是常用片語，是「隨意的、可自由做⋯的」。
“call upon me”也是常用片語，在這裡不是「打電話給我」，而有呼喚、召喚、呼叫之意，可以解釋為「來找我」。
“employment”指「聘僱」，比方說僱用員工的僱主是“employer”，被聘的員工是“employee”，在這句中指「未來的工作」。
為什麼我稱它為「慰留信」？因為員工要離職，公司主管如果不慰留，辭呈上批准即可，又何需要寫這封書信呢！而且還是一封文情並茂、充滿不捨之情的信，因此我稱它為「慰留感謝信」。雖然信中沒有挽留她的字句，但已在不言之中。
職場的書信往來，是多益測驗入題的基本材料。從多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞出題方向指標的《多益測驗官方版全真試題指南II》﹝http://www.englishok.com.tw/public/product.php?pid=P103250001﹞中這篇文情並茂的慰留信，可以學到很好的職場書信模式、用字、語法、句型等。你以後如果需要寫一封這類的職場書信或e-mail 時，它也是很好的範本。
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