文/周強
在國際職場中很常見的「背景調查」，英文稱為“reference check”。簡單來說，就是雇主在考慮聘用新員工之前，向這位新員工以前的前雇主或主管詢問他的工作歷史，包括工作內容、工作能力、任職時間，甚至離職原因等。
任何人被打探過去的歷史，心裡都不會舒服，但這是職場上的常態。基於法律對勞工的保障，雇主聘請人員進入公司很簡單，要解聘員工卻很難，因此雇主要了解新員工的「背景」，做個“reference check”也就無可厚非了。
多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞的出題內容囊括國際職場的各種議題與情境，非常真實地（authentically）呈現我們會在職場生態中遭遇的實際狀況，並以此測驗出受測者的溝通能力。
以下這段閱讀文章是一位威里斯先生到一家公司面試電腦系統程式設計師的工作。在面試之後，這家公司的人事部門女經理，寫了一封信給威里斯先生的前主管做“reference check”，尋求能確認威里斯先生的：1. 工作能力與資格評估；2. 在原公司任職期間的確切日期；3. 離職原因。
這位人事女經理的用語很客氣也很專業，她在信中的遣詞用字，是學校畢業後即將就業的職場新鮮人，或是上班族可模仿的職場英文寫作筆法。她說：
→ Since it is our policy to verify all references, I am writing to request your appraisal of Mr. Willis’skills and qualifications, confirmation of the dates of his employment, and the reason he left your employ.
中譯：
確認面試者提供的參考名單，是我們公司的政策與規定，所以我寫這封信，來請求你對威里斯先生的工作能力與資格、在你公司任職期間的確切日期、與他離職的原因作確認。
這位人力資源女經理用的“request”，是個職場英文裡的好字。你若是查字典，它的解釋是「請求、懇求、要求」，但請求與要求的立場與口吻相差很大，那到底是請求還是要求呢？很簡單，“request”對上是「請求」，而對下是「要求」。
比方說，你要向你的主管請病假，對上是「請求」，所以你可以說：
→ I would like to request a sickness leave.
如果是公司執行長「要求」行銷策略會議延期到下週一，是上對下的要求，所以你可以說：
→ The CEO requested that the marketing strategy meeting should be delayed to next Monday.
以下是威里斯先生的前主管在收到這封信後，因為手邊沒有威里斯先生在該公司任職期間的確切日期，因此委請該公司的人力資源部門經理代為回信。這樣的處理，是職場做事方法的正確範例；由人力資源經理處理這樣的信函，既專業又能回覆精準的人事資料，同時保護公司的敏感資訊。
他回信中的第一句，是我們在職場英文裡可以學習的好句：
→ Your request was given to me by Mr. Symington who has no access to our records of past employees.
中譯：
你的要求已由Symington先生轉交給我，而他沒有過去員工的資料紀錄。
“access”這個字經常出現在多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞中，它在字典中的解釋有些抽象，稱為「通路、接近」。在此句中，“has no access to”就是Symington先生不能接觸，或是無法取得人事資料的意思。
這位人事經理在回信中，列出威里斯先生任職於該公司期間所受訓練與工作職掌，以及他的主管對他工作能力與工作態度的評價。短短數句，即以用字精準與適切的方式，直接或間接回答對方公司關於威里斯先生的“reference check”。
離職原因呢？在上篇中，看到女經理詢問威里斯先生的離職原因時，筆者就很好奇前雇主公司會如何回答。為何好奇？因為若不是如侵占公款，或是騷擾同事等「重大情節」的離職原因，需要告知新公司之外，一般而言，前雇主應對離職原因的個人因素部分予以保留。果不其然，回信者只以“returning to his permanent home in London”一語輕輕帶過，意思是「回去永久住所」或是「搬回老家」而離職之意。
對於這樣一篇完整呈現職場情境的文章，正在準備多益測驗的英語學習者，可親自翻閱《多益測驗官方版全真試題指南II》看看這篇在職場中的英文表達法。
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