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整理跟出頭天的美妙關係

整理跟出頭天的美妙關係

劉黎兒

台股

717期

2010-09-16 09:15

整理達人身邊潔淨,自然比較有餘裕,集中力以及工作效率增加,腦裡自然井然有序。

雖說現在上班族離職率很高,新進社員每三年就有三分之一離職,但調查也發現,新進社員每三人就有一人想在組織裡升官發財、出頭天。而日本許多研究也發現,每天只要花十五分鐘做好整理、整頓的工作,連續三個星期、養成習慣,自然會出頭天!

整理是我最笨拙的弱門,大部分書報只要進我家家門,就免遭驅逐出境,龐大的工作桌桌面也只剩筆電的位置,上班族朋友都說︰「應該送妳到我們公司改造!」

日本是整理、收納大國,因為空間小,整理整頓是職場第一要則;尤其生產現場,隨處都貼有這類標語,許多日本人私下也以此自勉。但年輕人整理的本事大為後退,許多企業還請專家來指導員工如何整理,而事實上也有許多人因為整理得心應手而迅速升官。

整理專家的原則大抵是︰一、減少東西;二、東西配置得容易取用這兩點而已,簡潔扼要。整理動作也只有四個順序,就是拿出來、分類、減少、收起來。大抵拉開整理達人的抽屜,都沒有多餘東西,尤其辦公桌中間大抽屜經常是空的,才能讓緊急檔案暫時避難,不至於重要檔案反而亂放;而且不重疊堆放,那樣看不見的等於被判死刑。

此外,整理夾種類多多,實驗證明還是統一用A4的最高明,也跟日常生活其他用具最容易搭配。整理達人身邊潔淨,自然比較有餘裕,集中力以及工作效率增加,腦裡自然井然有序。
 
整理最常遭遇的困難是如何減少,亦即捨棄的基準,非常考驗人的決斷力及解決問題力,或許需要酷一點才辦得到。文件、資料等的保存期限,大抵以一個月為限,暫時無法判斷保存或廢棄的,可以放進保留箱,一個月後宣判。
 
許多企業因大搞整理整頓而成功,像生產精密小馬達的日本電產SERVO,過去歸屬於日立製作所時營運不振,後來轉到日本電產馬上賺錢,最近發表的二○○九年度營利也增加一六%。該公司受訪時表示祕訣就是整理,因為辦公室跟工廠都很髒,拜託員工每天提前十分鐘來徹底整理,成為轉虧為盈關鍵。
 
整理整頓不僅有利經營,也成為企業注意員工身心健康的指標,許多員工健康或精神拉警報時,桌面會突然凌亂起來。雖然還不至於說是不整理就是有問題,但企業期待員工下班時,就像一天結束時洗澡般,把桌面等工作區域整理乾淨,即使做到一半也不嫌麻煩先收起來,像玩電玩的reset一樣。
 
當然整理最重要還是要持續,而不是一時興起收兩下,如果持續三周,實驗證明習慣就養成了,休假時則整理自家東西,也會博得家人激賞,各方效率提高,自然出頭天。
 
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